Import zoznamu zamestnancov

Rozdelenie importu:

 

Pridať nových zamestnancov viete v dochádzkovom systéme AMS dvoma spôsobmi.

V karte Zoznamy - Zamestnanci viete:

  • jednotlivo pridať zamestnancov pomocou tlačidla Pridať zamestnanca
  • hromadne viacero zamestnancov pridať pomocou Importu zoznamu zamestnancov.

 

Nový import zamestnancov je k dispozícii od aktualizácie na verziu AMS 1.1.4.93.
Ak využívate staršie verzie AMS, môžete použiť import zamestnancov prislúchajúci starším verziám.

 

IMPORT ZAMESTNANCOV AK EŠTE NEBOLI VYTVORENÍ ŽIADNI ZAMESTNANCI V AMS  (nový zákazník)

 

POSTUP IMPORTU:

1. Najskôr spravte v časti Zoznamy - Zamestnanci export zoznamu zamestnancov.

 

 

2. Otvorte si vyexportovaný prázdny súbor a vyplňte ho podľa potreby.

 

 

Povinné údaje sú meno a priezvisko.

Typ pracovného pomeru sa do súboru exportu uvádza číselne: 1 = zamestnanec, 2 = brigádnik, 3 = agentúrny zamestnanec, 4 = dohodár, 5 = dohoda o brigádnickej práci študenta, 6 = dohoda o pracovnej činnosti, 7 = dohoda o vykonaní práce, 8 = SZČO.

Pracovný pomer (začiatok a koniec) sa uvádza ako DD.MM.RRRR, DD.MM.RR alebo DD/MM/RR, DD/MM/RRRR. Ak je pracovný pomer vedený na dobu určitú, vypíšte dátum dokedy. Ak je na dobu neurčitú, napíšte do kolonky "Zam.Do" slovo "neurčito". Pri prvotnom importe zamestnancov je potrebné aby ste nevypisovali reálny nástupný dátum pracovného pomeru podľa pracovnej zmluvy, pretože by sa po importe vyplnili spätne prázdne mesiace do dochádzky, čo by bolo nežiadúce. Preto začiatok pracovného pomeru uvádzajte pri prvotnom importe aktuálny dátum (napr.: ak začínate používať dochádzkový systém od septembra, nastavte zamestnancom začiatok pracovného pomeru na 1.9.). Ak necháte pole "Zam.OD" prázdne, program vyplní automaticky aktuálny dátum ako začiatok pracovného pomeru.

Ostatné údaje sú voliteľné. Ak vypíšete skupinu, stredisko, zaradenie... a tieto položky sa ešte nenachádzajú v AMS, budú vytvorené po importe automaticky. Ak tieto položky nevyplníte v súbore, viete tak urobiť samostatne v AMS v karte Zoznamy a následne do vytvorených kategórií priradiť zamestnancov (vytvorenie skupiny, strediska, zaradenia). Položky ako emailová adresa, telefónne číslo majú informatívny charakter. Heslo sa používa pre vstup do webového rozhrania dochádzky (AMS Web).

Ak nevyplníte ID, program ho vyplní za vás automaticky. Ak vyplníte ID zamestnancom, do dochádzky sa naimportujú vami zadané ID. Pri ďalšom pridávaní nového zamestnanca program ponúkne ďalšie v poradí číslo pre ID (nasledujúce po vašom poslednom). Po naimportovaní zamestnancov do programu už nie je možné meniť ID, pretože sú natvrdo zapísané do databázy.

PaM ID sa vypĺňa v prípade potreby spárovania zamestnancov s personálnym a mzdovým programom, ak majú zamestnanci špeciálne ID určené pre mzdy. PaM ID je možné kedykoľvek zmeniť v zamestnaneckej karte podľa potreby.

 

 

Vyplnený súbor uložte.

Následne v AMS v karte Zoznamy - Zamestnanci kliknite na tlačidlo Import. Otvorí sa okno, kde vyberiete váš uložený priečinok.

 

 

Následne sa zobrazí kontextové okno pre import zamestnancov.

Skladá sa z viacerých častí:

  • v hornej časti sa nachádzajú okná pre novo vytvorené skupiny, strediská a zaradenia, ktoré ešte nefigurujú v dochádzke. Akonáhle boli v importnom súbore vypísané názvy skupín (alebo stredísk či zaradení), ktoré sa ešte v AMS nenachádzajú, tieto názvy sa doplnia do horných okien.
  • v strede sa nachádzajú samotné riadky s údajmi zamestnancov, vyplnené podľa exportného súboru.
  • v spodnej časti sa vykonávajú úpravy označených zamestnancov:
    • viete nastaviť začiatok alebo koniec pracovného pomeru, priradiť skupinu, stredisko alebo zaradenie, či vybrať typ pracovného pomeru označeným zamestnancom. Úpravy viete uskutočniť jednotlivo pre každého zamestnanca samostatne, alebo pre viacerých či všetkých zamestnancov naraz.

 

 

Dodatočné úpravy v importnom okne

Ak sa stalo, že napriek údajov v exportnom súbore chcete dodatočne zmeniť ešte niektoré údaje, viete tak spraviť aj v importnom okne.

Dostupné sú základné klávesové skratky. Ak chcete označiť všetkých zamestnancov stlačte CTRL + A. Ak chcete označiť jednotlivých zamestnancov stlačte CTRL a kliknite na konkrétny riadok zamestnanca alebo kliknite na riadok a potiahnite myšou.

Po označení zamestnanca / zamestnancov kliknite v spodnej časti na položku, ktorú chcete zmeniť (pracovný pomer - začiatok alebo koniec, skupina, stredisko, zaradenie, typ pracovného pomeru). Vyberte pomocou šípky položku a kliknite na Potvrdiť. Položky sa následne u označených zamestnancov zmenia. Položky ako PaM ID, titul pred/za, meno, priezvisko, telefón, email a heslo sú upraviteľné priamo v riadku. Dvojklikom do konkrétnej bunky viete túto položku doplniť alebo prepísať. Zmeny sa farebne zvýraznia na oranžovo.

 

 

Pokiaľ nechcete upravovať importný súbor, po načítaní importného okna stačí kliknúť na tlačidlo Importovať.

 

 

Následne sa zoznam zamestnancov zobrazí v dochádzkovom systéme v ľavej časti (Zoznamy - Zamestnanci). Po kliknutí na konkrétneho zamestnanca sa v pravej časti zobrazí náhľad zamestnaneckej karty.

 

 

Postup importu zamestnancov si môžete pozrieť na videu nižšie.

 


 

IMPORT ZAMESTNANCOV PRI EXISTUJÚCOM ZOZNAME ZAMESTNANCOV V AMS (alebo úprava existujúceho zoznamu zamestnancov)

 

POSTUP IMPORTU

1. Najskôr spravte v časti Zoznamy - Zamestnanci export zoznamu zamestnancov.

Vyexportovaný súbor upravte podľa potreby.

  • ak potrebujete naimportovať len nových zamestnancov bez úpravy už existujúcich, vymažte existujúcich zamestnancov zo súboru a nechajte v ňom len nových.
  • ak potrebujete naimportovať nových zamestnancov a takisto upraviť aj existujúcich, nechajte ich v súbore, nevymazávajte ich. Uistite sa ale, že ich ID sa nezmenia. Pri prepísaní ID by mohlo dôjsť k vytvoreniu úplne nového zamestnanca alebo prepísaniu už existujúcej dochádzky.

 

 

2. V dochádzkovom systéme AMS v karte Zoznamy - Zamestnanci kliknite na tlačidlo Import.

 

 

3. Zobrazí sa kontextové okno Importu zamestnancov.

 

Skladá sa z viacerých častí:

► v hornej časti sa nachádzajú okná pre novo vytvorené skupiny, strediská a zaradenia, ktoré ešte nefigurujú v dochádzke. Akonáhle boli v importnom súbore vypísané názvy skupín (alebo stredísk či zaradení), ktoré sa ešte v AMS nenachádzajú, tieto názvy sa doplnia do horných okien. V importe majú informatívny charakter. Novovytvorené položky sa po naimportovaní vytvoria aj v príslušnej kategórii v AMS (napríklad ak vytvorím stredisko Košice, zobrazí sa po importe aj v Zoznamy - Strediská, kde je možné dodatočne ho doupravovať).

 

 

► v strede sa nachádzajú samotné riadky s údajmi zamestnancov, vyplnené podľa exportného súboru.

Ak ste importovali zamestnancov, ktorí majú rovnaké ID aké už v programe existujú, systém vás na to upozorní hláškou a tieto rovnaké ID budú zvýraznené žltou farbou.

Ak upravíte položky pri existujúcich ID, spôsobí to zmeny v existujúcej dochádzke!!!

(napríklad ak bude mať priradené ID zamestnanec Husko a vy toto ID priradíte inému zamestnancovi Berkovi, Huskove údaje sa v dochádzke prepíšu a budú prislúchať Berkovi.)

Neprepisujte riadky pri existujúcich zamestnancov, pokiaľ to nie je nevyhnutné!!!

 

 

►v spodnej časti sa vykonávajú úpravy označených zamestnancov:

Viete nastaviť začiatok alebo koniec pracovného pomeru, priradiť skupinu, stredisko alebo zaradenie, či vybrať typ pracovného pomeru označeným zamestnancom. Úpravy viete uskutočniť jednotlivo pre každého zamestnanca samostatne, alebo pre viacerých či všetkých zamestnancov naraz.

Dostupné sú základné klávesové skratky. Ak chcete označiť všetkých zamestnancov stlačte CTRL + A. Ak chcete označiť jednotlivých zamestnancov stlačte CTRL a kliknite na konkrétny riadok zamestnanca alebo kliknite na riadok a potiahnite myšou. Označené riadky sú zvýraznené modrou farbou.

Po označení zamestnanca / zamestnancov kliknite v spodnej časti na položku, ktorú chcete zmeniť (pracovný pomer - začiatok alebo koniec, skupina, stredisko, zaradenie, typ pracovného pomeru). Vyberte pomocou šípky položku a kliknite na Potvrdiť. Položky sa následne u označených zamestnancov zmenia.

Položky ako PaM ID, titul pred/za, meno, priezvisko, telefón, email a heslo sú upraviteľné priamo v riadku. Dvojklikom do konkrétnej bunky viete túto položku doplniť alebo prepísať.

Zmeny sa farebne zvýraznia na oranžovo.

 

 

Úpravu zoznamu zamestnancov (jednotlivých položiek) pomocou importu si môžete pozrieť na videu nižšie:

 

 

Ak ste s úpravami skončili, kliknite na tlačidlo Importovať.

Ak ste neimportovali už existujúce ID zamestnancov, program vás informuje o úspešnosti importu a následne sa v pravej časti zobrazí vami naimportovaný zoznam zamestnancov. Po kliknutí na konkrétneho zamestnanca sa v pravej časti zobrazí náhľad jeho zamestnaneckej karty.

 

 

 

Pri použití existujúcich ID zamestnancov vás po kliknutí na tlačidlo Importovať program vyzve, aby ste v nasledujúcom kroku ešte raz potvrdili, že súhlasíte s týmito zmenami, aj keby mohli ovplyvniť existujúcu dochádzku (ide o dvojitú kontrolu kvôli dôležitosti tohto kroku). Pre potvrdenie do poľa vpíšte slovo IMPORT. Po tomto úkone sa zoznam zamestnancov naimportuje do dochádzky.

 

 

Postup importu zoznamu zamestnancov aj s úpravami si môžete pozrieť na videu nižšie:

Video je rozdelené do dvoch častí a je v nich znázornené:

  • import zamestnancov do prázdnej dochádzky (nemáme žiadnych zamestnancov v dochádzke vytvorených)
  • samotný export prázdneho dokumentu (ukážka ako má vyzerať) a následne už vypísaný súbor so zamestnancami
  • to, či ID vypíšete zamestnancom alebo nie, je na vás. Vo videu sme tieto ID schválne vymazali - po importe program automaticky priradil ID zamestnancom bez potreby vypisovania.
  • znázornená je aj úprava v importnom okne položiek u zamestnancov (je to v prípade, že nechcete robiť úpravu v samotnom súbore, ale prídete na to až počas importu).
  • po naimportovaní ešte neexistujúcich skupín a stredísk sa tieto položky importovali aj do Zoznamov v AMS.

 

 

  • ak sa pokúšame importovať zamestnancov s rovnakým ID, podfarbia sa na žlto. Je potrebné dať pozor, lebo ak zmeníme akúkoľvek položku pri existujúcom ID, zmení sa aj v dochádzke (znázornené vo videu)
  • ak nevypíšeme začiatok pracovného pomeru, program ho doplní s aktuálnym dátumom. Ak nevypíšeme koniec pracovného pomeru, program ho automaticky doplní ako "neurčito".
  • novopriradeným zamestnancom bez určeného ID program automaticky doplní ďalšie ID v poradí (v našom príklade to boli ID 12 a 13)