Novému zamestnancovi založíte kartu v záložke Zoznamy v karte Zamestnanci prostredníctvom tlačidla "Pridať zamestnanca", nachádzajúcom sa v hornej časti.
Po kliknutí na toto tlačidlo sa otvorí okno, kde vypíšete na začiatok základné položky:
- ID a PaM ID
ID zamestnanca je špecifické číslo zamestnanca, pod ktorým vystupuje v dochádzkovom systéme.
Pri vytváraní novej zamestnaneckej karty, a teda vloženie nového zamestnanca do AMS, program automaticky priradí ID zamestnancovi. Pokiaľ potrebujete zamestnancovi nastaviť iné ID, viete ho prepísať pri vytváraní.
Akonáhle sa karta zamestnanca uloží, toto ID sa už nedá meniť, pretože je natvrdo zapísané v databáze!
Pokiaľ je potrebné priradiť zamestnancovi iné ID, napríklad z dôvodu spárovania so mzdovým systémom, využíva sa na tento účel PaM ID, ktoré sa takisto nachádza v karte zamestnanca. PaM ID je nadradené nad ID a do mzdových programov sa bude prenášať práve toto PaM ID. PaM ID je možné kedykoľvek meniť.
Pozn: Ak ste už vytvorili novú zamestnaneckú kartu (uložili ste ju) a chceli by ste zmeniť ID zamestnancovi, nie je to možné. Táto karta sa dá vymazať v prípade potreby, a vytvoriť pre zamestnanca nová, ale ID použité vo vymazanej karte už nebude možné v budúcnosti použiť (napríklad ak by neskôr prišiel nový zamestnanec, dané ID mu už nepriradíte).
-
Meno a priezvisko
-
Zamestnanecký pomer
Nastavíte zamestnancovi trvanie zamestnaneckého pomeru od - do.
Do začiatku pracovného pomeru napíšte prvý deň aktuálneho mesiaca, kedy začnete používať dochádzkový systém. Nedávajte pre existujúcich zamestnancov reálny dátum nástupu do práce podľa pracovnej zmluvy, pretože program by vygeneroval prázdne mesiace do minulosti, čím by vznikli mesiace až roky absencie. V budúcnosti keď prijmete nového zamestnanca mu nastavíte samozrejme už reálny dátum nástupu.
Pokiaľ bol zamestnanec prijatý na dobu určitú, do konca pracovného pomeru vypíšte konkrétny dátum ukončenia zamestnaneckého pomeru. Ak bol prijatý na dobu neurčitú, zaškrtnite "Neurčito".
Ďalšie položky:
- Skupina
Pre správne počítanie dochádzky je potrebné každého zamestnanca priradiť do skupiny, v ktorej si nastavíte parametre počítania dochádzky. Z tejto skupiny sa následne priradí zamestnancovi pracovný plán a fondy.
Pri implementácii dochádzkového systému AMS na začiatok odporúčame vytvoriť skupiny až po približne týždni používania systému, aby sa do dochádzkového systému nazbierali reálne údaje (zápisy prerušení) a na základe nich bude jednoduchšie nastaviť skupinu. Pre skupiny je vytvorený samostatný článok, ktorý vysvetľuje jednotlivé nastavenia.
- Typ pracovného pomeru
Máte možnosť vybrať zamestnancovi typ pracovného pomeru - zamestnanec, dohodár, brigádnik, agentúrny pracovník, dohoda o vykonaní práce, dohoda o brigádnickej práci študenta, dohoda o pracovnej činnosti. Táto položka má informatívny charakter. Odzrkadľuje sa len pri exportoch do miezd.
- Zaradenie
Využíva sa pre lepšie sortovanie zamestnancov. Slúži na zaradenie zamestnanca do skupiny (nie v zmysle pracovného času), ale podľa špecifických požiadaviek firmy. Používa sa len v prípade potreby firmy a je voľne definovateľné. Ak chcete zamestnancovi vybrať zaradenie je potrebné ho najprv vytvoriť cez tlačidloa možnosť "Pridať". Následne sa vám v rolovacom okne pri zaradení ponúkne možnosť vybrať zaradenie.
- Mimoevidenčný stav
Využíva sa napríklad pri materskej alebo rodičovskej dovolenke. Ide o neaktívny stav zamestnanca. Pracovný pomer stále trvá, ale nezaznamenávajú sa údaje dochádzky. (Zamestnanci sa v dochdázke zobrazujú podfarbení ružovou farbou.)
Ak chcete použiť mimoevidenčný stav, je potrebné ho najprv zakliknúť aby sa zaktívnili dátumové polia a vypísať trvanie mimoevidenčného stavu zamestnanca od - do, prípadne na neurčito a vypísať dôvod.
- Kontaktné údaje
Telefónne číslo (informatívny charakter) a e-mailová adresa zamestnanca (využíva sa pri žiadankách o neprítomnosť na pracovisku - informácia o stave žiadaniek zasielaná na e-mail)
- Karta
Do tejto položky sa vkladá číslo karty zamestnanca, s ktorou sa eviduje v dochádzkovom systéme. Kartu je možné vložiť cez tlačidlopomocou stolnej čítačky kariet alebo je možné kartu načítať priamo cez terminál STL.one.
(Upozornenie: každá karta má svoje špecifické číslo, môže byť priradená len jednému zamestnancovi. Číslo uvádzané na karte nevpisujte - systém ho nevie prečítať. Kartu je možné vložiť len cez čítačku alebo priamo na terminály!)
Pri riešení zápisu dochádzky prostredníctvom tabletu ostáva táto možnosť prázdna (pri dochádzkovom tablete sa nevyužívajú karty alebo čipy pre zápis do dochádzky).
- Heslo
Ide o heslo pre vstup do AMS Webu (webové rozhranie pre zamestnancov na zápis alebo prezeranie dochádzky). Pokiaľ budú Vaši zamestnanci využívať aj AMS Web pre zápis do dochádzky, v tejto časti im viete zvoliť heslo pre vstup (minimálne 4 znaky). Prihlasovacie meno bude ich ID. Viac informácií ohľadom AMS Webu sa dočítate v samostatnom článku.
- Fotka
Ak si už zamestnanec zaznamenal prístup na termináli (terminál nasnímal jeho fotografiu), tak je možné túto fotografiu vyhľadať pomocou šípok a nastaviť ako hlavnú fotografiu zamestnanca. Ide o voliteľnú položku, táto fotografia sa zobrazuje ako informačná v karte zamestnanca.
- Poznámka
Používa sa v prípade potreby firmy a slúži na zapísanie ďalších informácií súvisiacich so zamestnancom.
- Admin terminálu
Po označení tejto možnosti môže byť zamestnanec adminom niektorého z terminálov (môže spravovať nastavenia terminálu).
Pozn.: Nastavenie administrátora terminálu slúži na ochranu proti neoprávneným vstupom do nastavení terminálu.
- Povolený prístup (prechod dverami)
Táto možnosť sa využíva sa pri prístupovom systéme. Ak sa označí, zamestnanec bude mať povolený prechod dvermi (v stanovenom čase podľa priradenia a nastavenia časových zón v AMS), pri ktorých sa nachádza čítačka alebo terminál (STL.one), ku ktorému je zamestnanec priradený.
Ešte zostaňte v karte zamestnanca ale prekliknite sa do záložky Priradenia.
Je veľmi dôležité priradiť zamestnancov k terminálu, aby sa na ňom zobrazili a teda si mohli zapísať dochádzku. V tejto záložke priradenia sa nachádzajú tri stĺpce. Pre Vás bude podstatný momentálne hlavne stĺpec Terminály, kde si kliknutím označíte terminál, ku ktorému má byť zamestnanec priradený.
Ak máte zakúpených viacero terminálov, je potrebné zakliknúť všetky, na ktorých sa má zamestnanec zobraziť (AMS Web sa takisto berie ako terminál).
Pozn.: Postupne ako budete dopĺňať informácie a vytvárať nové položky do AMS sa budú automaticky dopĺňať aj do častí priradení (napríklad ak vytvoríte stredisko, doplní sa automaticky aj do karty zamestnanca pre možnosti označenia, ak do neho bude spadať zamestnanec).
Pokiaľ ste nastavili všetko potrebné, stlačte v karte zamestnanca tlačidlo "Uložiť" v pravom dolnom rohu.
Po pridaní zamestnanca do systému sa pri kliknutí na jeho meno v pravej časti zobrazí náhľad jeho informácií.
V tejto časti sa nachádza pod fotkou zamestnanca špecifický QR kód, automaticky vygenerovaný zamestnancovi po vytvorení. Ak chcete využívať pre zápis do dochádzky na tablete QR kódy, nachádza sa tu ikona pod kódom, cez ktorú si viete QR kód uložiť a vytlačiť pre zamestnancov. Tí následne použijú QR kód pri zápise do dochádzky.
Na základe nastavení v pragrame viete určiť na základe čoho sa majú generovať QR kódy.