Konto pracovné času (KPČ) je doplnková možnosť nastavenia skupiny.
Využíva sa ako zásobník nadčasových hodín. KPČ je výhodné u tých zamestnávateľov, kde dochádza k značným výkyvom pri potrebe práce zamestnancov, napríklad sezónnymi vplyvmi v poľnohospodárstve, kde je počas letných mesiacov zvýšená potreba práce a naopak v zime je táto potreba nižšia.
Ak nastavíte v skupine KPČ, tak sa nadčasové hodiny najskôr zbierajú do konta pracovného času a môžu sa napríklad použiť vtedy, ak zamestnancovi chýbajú odpracované hodiny (nie je naplnený denný fond).
KPČ sa v AMS zobrazuje:
- v detaile dňa pod kalendárom dní v stĺpci KPČ
- v mesačnom prehľade dochádzky zamestnanca
Stĺpce "preplatené" a "zrušené" sa v mesačnom prehľade dochádzky zobrazia po aktivovaní rozšírenej správy nadčasu v nastaveniach programu.
Nastavenie konta pracovného času
Ak chcete využívať konto pracovného času, je potrebné ho najskôr povoliť v nastaveniach programu.
Pre prácu so správou nadčasu a teda aj prerozdelením KPČ povoľte aj rozšírenú správu nadčasu. V mesačnom prehľade sa zobrazia stĺpce preplatené a zrušené, kde budete môcť vidieť hodnoty prerozdeleného KPČ.
Následne ho treba povoliť v nastavení skupiny a vyčísliť jeho limit (maximálnu hranicu "nazbieraného" KPČ). Ak nechcete nastavovať limit konta pracovného času, necháte prednastavené nuly.
Ak ste nastavili limit KPČ, je potrebné určiť, čo sa má stať s hodinami po naplnení limitu a teda či sa majú preniesť, zrušiť alebo preplatiť.
Úpravy v skupine potvrdíte tlačidlom Uložiť.
Vysvetlenie pojmov
V mesačnom prehľade dochádzky sa nachádza tabuľka sumáru konta pracovného času, ktorá obsahuje:
Aktuálny stav - stav KPČ účtu k aktuálnemu dátumu
Prenos - hodiny KPČ prenesené z predchádzajúceho mesiaca
Plnenie - hodiny, ktoré sa nazbierali počas mesiaca do KPČ (na obrázku zvýraznené červenou bodkou)
Čerpanie - hodiny, ktoré boli použité z KPČ v aktuálnom mesiaci (na obrázku zvýraznené modrou bodkou)
Rozdiel - ide o rozdiel nazbieraných a použitých hodín (Plnenie mínus Čerpanie)
Stav v mesiaci - poukazuje na stav KPČ v aktuálnom mesiaci (Prenos plus Rozdiel).
Stav v mesiaci je ovplyvňovaný aj nastavením limitu pre KPČ v skupine. Na našom obrázku vidíme že hodnota je 10 hodín. Nastavený limit v skupine máme 10. Hodnota v kolonke stav v mesiaci nebude nikdy vyššia ako nastavený limit KPČ. Od nastaveného limitu závisí aj prerozdelenie KPČ v mesiaci a hodnota ktorá sa bude prenášať / rušiť / preplácať.
Na obrázku si taktiež môžeme všimnúť, že hodiny, ktoré boli preplatené (fialový štvorec) alebo zrušené (žltý štvorec) cez správu nadčasu sa zobrazujú v tabuľke nadčasových hodín (vpravo hore).
V našom príklade máme nastavené v skupine limit KPČ 10 hodín a hodiny nad limit sa majú prenášať do ďalšieho mesiaca. Tieto hodiny (6:27) môžeme vidieť v poslednom dni v stĺpci saldo a takisto v tabuľke sumáru nadčasu.
Počiatočný stav KPČ
Ak by sa stalo, že by ste potrebovali manuálne nahodiť počiatočné stavy KPČ zamestnancom (napríklad pri prechode z pôvodného dochádzkového systému, kde mali zamestnanci nazbierané hodiny v KPČ na AMS), viete tak urobiť prostredníctvom manuálnej úpravy.
V prvý deň v mesiaci si dvojklikom otvoríte detail dňa a do kolonky KPČ pod kalendár dní kliknete a vypíšete hodnotu počiatočného stavu KPČ vo formáte HHHH:MM (v našom príklade chceme nahodiť 10 hodín počiatočný stav, tak do kolonky vypíšeme 0010:00). Keď tak urobíme, klikneme mimo bunky a rozsvieti sa nám červená fajka vedľa. Po kliknutí na ňu deň zošedne a označí sa nápisom "Manuálna úprava" (viď obrázok 2).
V mesačnom prehľade vidíme, že tento deň je zvýraznený šedou farbou ako manuálne upravovaný, takisto v stĺpci prerušenia sa zobrazuje písmeno "M" ako manuálna úprava. Tento deň je zablokovaný voči akýmkoľvek ďalším úpravám, takže ak potrebujete opraviť alebo doplniť už existujúce prístupy, je potrebné urobiť tak pred manuálnym nastavením počiatočného stavu KPČ.
Ak by ste potrebovali zrušiť takúto manuálnu úpravu, viete tak urobiť pravým kliknutím myši na konkrétny deň a vybratím možnosti "zrušiť manuálne úpravy". Deň sa vráti do pôvodného stavu a všetky manuálne úpravy sa vymažú (aj adminom dopĺňané alebo opravované prístupy, ostanú zapísané len prístupy z terminálov).
V mesačnom prehľade dochádzky sa v pravej strane v tabuľke KPČ navýšia o hodnotu zapísanú manuálnou úpravou aj hodiny v časti Plnenie.
Doplnenie chýbajúcich hodín z KPČ
Ak máme nazbierané hodiny v KPČ, môžeme ich použiť v deň, kedy zamestnancovi chýbali odpracované hodiny. Urobíme tak pravým kliknutím myši na konkrétny deň, v ktorom chceme doplniť hodiny a vyberieme možnosť "Doplniť odpracované z KPČ". Po tomto úkone sa chýbajúce hodiny doplnia z konta pracovného času. Pri takýchto dňoch sa zobrazuje aj písmeno "M" ako manuálna úprava. Po doplnení sa nám automaticky tieto hodiny zapíšu aj do kolonky Čerpanie v tabuľke sumárov KPČ. Príklad doplnenia chýbajúcich hodín nájdete aj v článku nižšie.
Prerozdelenie hodín
K prerozdeleniu hodín medzi KPČ, Preplatené, Zrušené a Prenesené hodiny slúži Správa nadčasu.
V mesačnom prehľade dochádzky pravým kliknutím na konkrétny deň vyberiete možnosť "Správa nadčasu". Zobrazí sa tabuľka, kde viete hodnoty prepísať podľa potreby. V našom príklade je aktuálny nadčas v tento deň 1:18 (stav). Pri aktivácii konta pracovného času sa všetky nadčasové hodiny prenesú do KPČ, takže tabuľka vyzerá nasledovne:
Ak chceme napríklad do KPČ preniesť len 18 minút a zvyšok, teda jednu hodinu, chceme zrušiť, prepíšeme hodnotu v kolonke Zrušené. Takže tabuľka správy nadčasu bude vyzerať takto:
Toto prerozdelenie hodín sa zobrazí aj v mesačnom prehľade dochádzky. V stĺpci Zrušené vidíme 1 hodinu s písmenom "M" (manuálna úprava pomocou správy nadčasu) a v stĺpci KPČ máme už len 18 minút. Zrušená hodina sa zobrazí aj v sumárnej tabuľke nadčasu.
Pokiaľ by sme chceli takúto úpravu vrátiť do pôvodného stavu a teda zrušiť prerozdelenie hodín, urobíme tak pravým kliknutím myši na konkrétny deň a vybratím možnosti "Resetnúť nadčasy".
Po tomto úkone sa stĺpce Preplatené, Zrušené a KPČ vynulujú. Ostanú v stĺpcoch také hodnoty, ako boli pred prerozdelením prostredníctvom správy nadčasu (viď obrázok).
KPČ v tlačových zostavách
Tlačová zostava Evidencia dochádzky (Dochádzková karta zamestnanca)
V dochádzkovej karte zamestnanca sa KPČ zobrazuje v spodnej časti v tabuľke KPČ.
Dochádzková karta je dostupná z mesačného prehľadu dochádzky zamestnanca vpravo hore tlačidlo Tlačiť, ale v časti Uzávierka pomocou tlačidla "Tlač dochádzkových listov".
Ak chceme aby sa KPČ zobrazilo v dochádzkovej karte je potrebné ho najskôr povoliť v nastaveniach programu. Po povolení KPČ sa automaticky doplní možnosť zobraziť KPČ a jeho údaje v evidencii dochádzky.
Tlačová zostava Mesačný report KPČ
Dostupná je aj priamo tlačová zostava pre KPČ vo formáte XLS. Nachádza sa v časti Dochádzka - Uzávierka v špeciálnych tlačových zostavách pod názvom "Mesačný report KPČ". Zobrazujú sa v nej informácie z tabuľky sumáru KPČ.
Pre lepšie pochopenie si uvedieme príklady nastavenia a použitia KPČ:
Príklad 1
Zamestnanec má v skupine vyčíslený limit KPČ 10 hodín a po naplnení limitu sa majú hodiny nad rámec preplatiť.
V mesačnom prehľade dochádzky zamestnanca (na obrázku nižšie) sa:
- v stĺpci rozdiel nachádza rozdiel medzi skutočne odpracovanými hodinami oproti nastavenému dennému fondu
- v stĺpci saldo nachádzajú len záporné hodnoty (súčet chýbajúcich hodín oproti nastavenému dennému fondu)
- v stĺpci KPČ sú kladné hodnoty salda za konkrétne dni (všetok kladný rozdiel sa prenesie do KPČ)
Pokiaľ mal zamestnanec kladný rozdiel v daný deň (nadčas), tak sa mu všetky hodiny presúvajú do konta pracovného času. Ak mal záporný rozdiel, čiže mu hodiny chýbajú, zobrazujú sa v stĺpci saldo - do KPČ sa nemá čo preniesť, keďže hodiny chýbajú.
Na obrázku nižšie môžete vidieť, že v stĺpci saldo sa záporné hodnoty sčítavajú / odčítavajú v závislosti od odpracovaných hodín:
- 25.8. mal síce zamestnanec nadčas 3 minúty (viď stĺpec rozdiel), ale keďže deň predtým mal saldo -18 minút, výsledok v stĺpci saldo za tento deň bude -15 minút (-18 + 3 = -15).
- 26.8. mal zamestnanec nadčas 21 minút (viď stĺpec rozdiel). Deň predtým bolo saldo -15 minút. Keď hodnoty sčítame, vyjde nám saldo kladné 6 minút a teda táto hodnota sa prenesie do stĺpca KPČ (-15 + 21 = 6).
V pravej časti mesačného prehľadu sa nachádza tabuľka konta pracovného času, kde sa zobrazujú hodnoty KPČ za daný mesiac. Keďže sme mali v skupine nastavený limit KPČ na 10 hodín a hodiny nad rámec limitu preplatiť, môžeme vidieť, že síce plnenie v danom mesiaci bolo 10:30, konečný stav v mesiaci je len 10 (ako je nastavený limit). V posledný deň v mesiaci vidíme aj prerozdelenie hodín nad rámec, a teda že:
- A) v stĺpci rozdiel je kladný nadčas 33 minút
- B) v stĺpci saldo by sa nachádzala hodnota -13 (saldo z predchádzajúceho dňa -46 minút plus rozdiel v daný deň 33 minút). Keďže sa nachádzame v poslednom dni v mesiaci a KPČ sme mali viac ako nastavený limit, musia sa hodiny KPČ prerozdeliť podľa nastavení a preto v tomto stĺpci momentálne nemáme hodnotu (náväznosť na bod D). Keby sme mali nastavený limit KPČ napríklad na 11 hodín, tak by sa v našom príklade táto hodnota -13 minút zobrazila v stĺpci saldo a stĺpce KPČ, preplatené a zrušené by boli v posledný deň v mesiaci prázdne. Hodnota -13 minút by sa zobrazila v sumárnej tabuľke nadčasu v kolonke Aktuálne a Celkové.
- C) v stĺpci KPČ sa nachádza hodnota -30. Keďže súčet všetkých kladných hodnôt za celý mesiac v stĺpci KPČ je 10:30 (vidíme to aj na pravej strane v sumári KPČ s kolonke Plnenie) a limit je nastavený na 10, v posledný deň v mesiaci bude v kolonke KPČ hodnota -30 (plnenie 10:30 mínus limit 10). Táto hodnota je zobrazená aj v tabuľke KPČ v časti Čerpanie.
- D) v stĺpci preplatené sa nachádza hodnota 17 minút. Túto hodnotu sme dosiahli nasledovne: saldo z predchádzajúceho dňa -46 minút plus rozdiel posledného dňa 33 minút sa rovná -13 minút (popisované v bode B). Túto hodnotu odčítame z KPČ v posledný deň čo bolo -30 minút a vyjde nám výsledná suma preplatených hodín a teda 17 minút. Pokiaľ by sme v nastaveniach skupiny zvolili, že chceme hodiny nad rámec zrušiť, tak by sa táto hodnota nachádzala v stĺpci Zrušené. Hodnotu zo stĺpca Preplatené alebo Zrušené vidíme aj v tabuľke sumáru pre nadčas na pravej strane mesačného prehľadu.
Príklad 2:
Ponecháme si ešte náš príklad.
Povedzme, že 28.8. by sme chceli zamestnancovi doplniť chýbajúce hodiny z konta pracovného času. Keďže v KPČ má dostatok hodín, môžeme na tomto dni kliknúť pravým tlačidlom myši a vybrať možnosť "Doplniť odpracovaného z KPČ".
Môžeme vidieť že 28.8.:
- hodnota zo stĺpca rozdiel -24 minút sa presunula do stĺpca KPČ. Pri hodnote sa nachádza písmeno "M" ako manuálna úprava (keďže boli hodiny manuálne dopĺňané z KPČ). Pozn.: Záporná hodnota sa v stĺpci KPČ zobrazí len vtedy, keď boli hodiny označené ako doplnené odpracované z KPČ.
- hodnota v stĺpci saldo je -22 minút. Keďže deň predtým bolo saldo -22 a rozdiel 28.8. nemáme (doplnil sa z KPČ), hodnota salda bude rovnaká ako v predošlý deň a teda -22 minút.
Čo si môžeme ešte všimnúť, je zmena hodnôt v posledný deň v mesiaci:
- hodnota v stĺpci KPČ je -6 minút. Súčet všetkých hodnôt v stĺpci KPČ v mesačnom prehľade je 10:06 a limit KPČ máme nastavený na 10 hodín, rozdiel -6 minút sa zobrazí v tejto kolonke.
- v stĺpci Zrušené sa nachádza hodnota 17 minút (vybrali sme si v nastavení skupiny, že po naplnení limitu 10 hodín KPČ sa majú ostatné hodiny zrušiť). Túto hodnotu sme dostali rovnakým spôsobom ako bol popisovaný v článku vyššie a teda:
- A) saldo z predchádzajúceho dňa -22 minút plus rozdiel posledného dňa 33 minút sa rovná 11 minút.
- B) Hodnota KPČ v poslednom dni je -6 minút. Keďže je to nad rámec limitu v stĺpci KPČ sa zobrazuje ako záporná.
- C) Pri preplácaní alebo zrušení berieme hodnotu KPČ ako kladnú (napriek tomu, že sa v stĺpci KPČ zobrazuje ako záporná, je to hodnota, ktorá je nad rámec limitu, takže hodiny sa prerozdeľujú kladné). Keď sčítame hodnotu KPČ v posledný deň čo bolo 6 minút a 11 minút (popisované v bode A), vyjde nám výsledná suma zrušených hodín 17 minút.