Report slúži na generovanie presných časov a trvaní nadčasov, uskutočnených počas jednotlivých dní v mesiaci.
Nadčasy sú vyčíslené pre konkrétne dni a zobrazuje sa pri nich aj poznámka, ktorú je možné vložiť pri uznávaní časového úseku v detaile dňa.
V reporte sa zobrazujú aj celkové hodiny nadčasu a schvaľovateľ, čiže admin, ktorý buď uzavrel dochádzku zamestnancom, alebo dal generovať report. Dostupný je výber prerušenia, pre ktoré sa má nadčas počítať a taktiež informácia, či si zamestnanec uplatňuje náhradné voľno (áno / nie) a v akom rozsahu (informácia sa vypisuje ručne).
Denný report nadčasov sa generuje do PDF formátu. PDF súbor je vždy samostatný pre každého zamestnanca, ktorému je vygenerovaný.
Report nájdete v časti Dochádzka - Uzávierka - Špeciálne zostavy pod názvom Denný report nadčasov.
Po kliknutí na tento report sa zobrazí okno, kde:
- označíte zamestnancov, pre ktorých chcete vygenerovať report
Kliknutím na konkrétne meno sa zamestnanec označí (riadok sa podsvieti na modro), opätovným kliknutím sa zamestnanec odznačí. Klikaním na mená si viete označiť viacero zamestnancov naraz. Pomocou klávesovej skratky CTRL + A si označíte všetkých zamestnancov. Kliknutím, podržaním a ťahaním hore alebo dole si viete označiť vybraných zamestnancov nasledujúcich po sebe naraz. Pri výbere zamestnancov pomôže aj filter skupiny nachádzajúci sa v hornej časti.
- vyberiete mesiac, za ktorý sa má report pre označených zamestnancov vygenerovať pomocou šípiek doprava a doľava
- vyberiete výstupný priečinok pre uloženie súboru pomocou ikony troch bodiek
(pozn.: odporúčame vybrať cestu pre uloženie, ktorá nebude obsahovať medzery, tzn. napríklad priečinok bez medzier je "report", priečinok s medzerami je "report pre mzdy".)
- vyberiete prerušenie pre generovanie nadčasu
Ide o prerušenie, ktorého časy majú byť vygenerované v súbore. Ak využívate prerušenie nadčas, vyberiete si toto prerušenie z ponuky. Ak potrebujete spraviť report pre iné prerušenie, zvolíte si ho. Bližšie je vybratie prerušenia vysvetlené v príklade v článku nižšie.
Následne kliknite na "Vytvoriť report". Do vami vybraného priečinka sa vyexportujú PDF súbory (pre každého zamestnanca samostatný súbor, v názve súboru sa nachádza ID zamestnanca).
Príklad vygenerovaného PDF reportu nadčasov si môžete pozrieť na obrázku nižšie:
V reporte sa nachádza:
- ID zamestnanca, jeho meno a skupina do ktorej patrí
- deň, za ktorý bol evidovaný nadčas (respektíve prerušenie, pod ktorým chcete evidovať nadčas)
- časový údaj odkedy dokedy trval nadčas (ak boli za daný deň viaceré úseky nadčasov, zobrazujú sa vo viacerých riadkoch pod sebou s rovnakým dátumom)
- počet hodín nadčasu (v desatinnom - numerickom formáte)
- dôvod nadčasu - poznámka, ktorú viete vypísať pri uznávaní nadčasu (pokiaľ uznávate viaceré časové úseky v detaile dňa, viete napísať poznámku pre každý úsek zvlášť, pozrite príklad nižšie)
- počet hodín nadčasu spolu
- informácia o nadčase schválenom v plnom rozsahu (rovná sa počtu hodín nadčasu spolu)
- schvaľovateľ:
- ak nie je uzavretý konkrétny mesiac zamestnanca, schvaľovateľom je administrátor, ktorý generuje denný report nadčasov
- ak má zamestnanec uzamknutú dochádzku (v časti Dochádzka - Uzávierka), tak je schvaľovateľom admin, ktorý ako posledný uskutočnil zmenu v uzávierke (jeho meno figuruje priamo v prehľade uzávierky)
- informácia či si zamestnanec uplatňuje náhradné voľno alebo nie. Ak áno, môžete dopísať v akom rozsahu.
Uveďme si postup generovania denného reportu nadčasov do PDF formátu a príklad použitia tohto reportu:
Povedzme, že zamestnanec má nastavenú pevnú pracovnú dobu. Niekedy má dovolené prísť na pracovisko skôr alebo odísť neskôr, čo mu chce zamestnávateľ uznávať ako nadčas manuálne. V dochádzke vidno, že čas pred začiatkom práce alebo po skončení práce svieti ako neuznaný úsek. Dvojklikom si takýto úsek otvoríme a dokážeme ho zmeniť na prerušenie, ktoré chceme, v našom prípade ho chceme evidovať ako nadčas - vyberieme preto prerušenie nadčas, ktoré sme si na tento účel vytvorili. V kontextovom okne výberu prerušenia sa nachádza aj možnosť zapísať poznámku k časovému úseku, ktorá sa v reporte zobrazuje a uľahčuje administrátorovi zistiť dôvod schválenia nadčasu. Po kliknutí na Uložiť sa časový úsek zmení z neuznaného na Nadčas a poznámka sa vpíše priamo k úseku nadčasu do stĺpca Vypočítané prerušenia.
Pokiaľ máme upravenú dochádzku, vojdeme do karty Uzávierka a v špeciálnych zostavách vyberieme Denný report nadčasov PDF. Zobrazí sa okno, kde si vyberieme zamestnanca, ktorému sme upravovali nadčas (môžete si vybrať viacerých zamestnancov naraz), vyberieme mesiac za ktorý chceme vygenerovať report nadčasov a priečinok pre uloženie PDF súboru. Následne vyberieme prerušenie Nadčas, pretože chceme vygenerovať len časy manuálne uznávaných nadčasov a klikneme na Vytvoriť report. Denný report dochádzky sa nám vygeneruje do vybraného priečinka v PC.
Po jeho otvorení vidíme, že sa v ňom zobrazujú len časové údaje prerušenia nadčas za jednotlivé dni. V dni 7.7. si môžete všimnúť, že ako nadčas bolo evidovaných viacero úsekov, tým pádom sa nachádzajú v dvoch riadkoch pod sebou a každý úsek nadčasu je vyčíslený samostatne aj so samostatnou poznámkou (ktorú vpisujete pri uznávaní časového úseku).
V našom prípade je schvaľovateľom v reporte admin - osoba, ktorá dala generovať report v Uzávierke, pretože tento zamestnanec nemal uzamknutú dochádzku (na žiadny stupeň). Ak by zamestnancovi uzavrel dochádzku napríklad admin2 Petra Holová, tak by sa jej užívateľské meno aj s celým menom zobrazili v reporte ako schvaľovateľ.