Pozor: Pri zvolení vyššieho počtu zmien systém automaticky priraďuje v dochádzke správne číslo zmeny. Pre správne fungovanie algoritmu priraďovania zmien je nevyhnutné, aby zmeny postupovali chronologicky -
časovo (od najskoršej po najneskoršiu)!
Na obrázku nižšie je príklad nesprávneho poradia zmien (nechronologického), zmena 2 končí neskôr ako zmena 3, v takomto prípade nebude algoritmus automatického priradenia fungovať korektne a zmeny 2 a 3 je potrebné vymeniť!
Na obrázku nižšie si môžete pozrieť správne chronologické poradie zmien. Použili sme príklad 3 zmennej prevádzky.
Táto forma sa používa v prípade, že chcete odpracované hodiny len zaznamenávať a nepotrebujete ich porovnávať s prednastavenou pracovnou dobou (napríklad pri živnostníkoch).
V nastavení skupiny zvoľte možnosť bez zmien. Pri práci bez zmien je možné upraviť dĺžku a automatický odpočet prestávky.
V prípade práce "bez zmien" sú prednastavené aj nasledovné vlastnosti:
- penalizácia neskorého príchodu je vypnutá
- nulovanie denného nadčasu je vypnuté
- nočná sa započítava podľa skutočného rozdelenia a možnosť "nepočítať ak začala v inej zmene" je vypnutá
- pri možnosti odporúčaná kontrola je "rozdiel oproti dennému fondu je menej ako" a "neuznané je viac ako" vypnuté
V mesačnom prehľade dochádzky nie sú pri nastavení "bez zmien" vyplnené pracovné fondy (zobrazené v červenom rámčeku) a odpracované hodiny a hodiny jednotlivých prerušení sa sčítavajú a zaznamenávajú (zobrazené v zelenom rámčeku).
Pokiaľ nastane situácia, že sa počas pracovného dňa zaznamená viackrát príchod a odchod z práce, do tabuľky mesačného prehľadu sa zapíše čas prvého príchodu do práce a čas posledného odchodu z práce.
V prípade, že chcete nastaviť pre každý deň iný pracovný čas, vyberte z rozbaľovacieho okna možnosť „Každý deň iný“.
Ak máte zvolenú možnosť „Každý deň iný“, tak sa Vám v tabuľke zobrazí celý týždeň. Teraz môžete nastaviť pre konkrétny deň Vami požadovaný pracovný čas. Jednotlivé dni si otvárate pomocou šípky zobrazenej pri názve dňa.
Nižšie môžete vidieť príklad takto nastavenej zmeny:
Započítať fixný čas - ide o prípad, kedy sa vždy odpočíta nastavený počet minút z odpracovaného času. Odpočíta sa nastavený počet minút aj vtedy, keď sa zamestnanec vráti skôr na pracovisko. Vždy to bude fixný počet minút.
Na obrázku nižšie môžete vidieť nastavenie takejto prestávky a takisto príklad dochádzky:
Započítať skutočný čas - ide o prípad, kedy sa z odpracovaného času odpočíta toľko minút, koľko zamestnanec strávil na prestávke. Ak chcete ohraničiť maximálnu dĺžku prestávky, máte dve možnosti:
buď vpíšete do dĺžky prestávky maximálny počet minút (v našom príklade 30 minút)
alebo zakliknite možnosť "ohraničený čas prestávky" a vpíšte časy "od - do".
Pokiaľ bude zamestnanec na prestávke v iný čas alebo prekročí dĺžku prestávky, tieto minúty sa mu označia ako neuznané.
Na obrázku nižšie môžete vidieť nastavenie takejto prestávky a takisto príklad dochádzky:
"Ohraničený čas prestávky" a "Prestávka od - do" sa nastavuje podľa potreby, ak potrebujete nastaviť presný čas, v ktorom zamestnanec môže odísť na prestávku.
Automatický odpočet 1. a 2. prestávky
V prípade, že si zamestnanec nezaznamená prestávku, môžete nastaviť automatické odpočítanie po niekoľkých hodinách (Automatický odpočet po [hod]) a v nastavenej dĺžke (Dĺžka prestávky). Systém umožňuje odpočítať aj druhú prestávku po nastavenom počte hodín a v nastavenej dĺžke. Prvá a druhá prestávka môžu mať rôzne trvanie a môžu byť odpočítané po rôznom počte odpracovaných hodín. Na obrázku nižšie sú zvýraznené políčka, ktoré musia byť nastavené a príklad takejto dochádzky:
Pri odpočítavaní prestávky z nočnej sa nastavuje "Dĺžka trvania", typ čerpania fixný (vždy odpočíta nastavený počet minút) alebo skutočný (odpočíta toľko minút, koľko bol zamestnanec na prestávke, maximálne nastavený počet minút), v prípade potreby aj "ohraničený čas prestávky". Odpočítava sa zo stĺpca "Nočná".
Na obrázku nižšie sú nastavenia prestávky pri nočnej a príklad dochádzky:
Dochádzkový systém automaticky dopĺňa dĺžku dovolenky a to buď v trvaní pol dňa alebo celý deň dovolenky. Takisto máte možnosť zakliknúť zvýšené čerpanie dovolenky (napríklad 1,5 dňa). Rozhodovacím kritériom pre priradenie typu dovolenky sú:
odpracovaný úsek v daný deň
nastavenie minimálneho čerpania
nastavenie zvyšku
Nastavenie minimálneho čerpania ponúka zvoliť minimálne čerpanie v dĺžke:
celý deň, priradí sa vždy celý deň dovolenky bez ohľadu na dĺžku odpracovaného úseku
1/2 dňa, priradí sa typ dovolenky podľa dĺžky odpracovaného úseku a zvoleného započítavania zvyšku.
Započítavanie zvyšku
Pri nastavovaní minimálneho čerpania dovolenky je potrebné určiť, ako sa má započítať zvyšok. Nastavenie zvyšku ovplyvňuje, či sa priradí celý deň alebo polovica dovolenky.
Systém ponúka tri možnosti (ktoré sú pre lepšie pochopenie rozpísané v príklade nižšie):
zvyšok prepadne (nulový)
akceptovať len kladný zvyšok
akceptovať kladný aj záporný
Príklad: Máme denný fond nastavený na 7,5 hodín (7:30), smena: 6:00 - 14:00, 30 minút obedná prestávka. Zamestnanec si chce vziať pol dňa dovolenky.
Započítavanie zvyšku - kladný aj záporný
V tomto prípade sa zamestnancovi zapíše nadčas alebo chýbajúce hodiny (podľa situácie).
práca 6:00 - 9:40 = odpracované 3:40
dovolenka 9:40 - 13:25 = 3:45
Rozdiel je 5 minút - chýbajúce minúty, zamestnanec si ich bude musieť nadrobiť.
práca 6:00 - 10:00 = odpracované 4:00
dovolenka 10:00 - 13:45 = 3:45
Zamestnanec má nadčas 15 minút.
Zamestnanec bude mať zapísanú pol dňa dovolenky a nadčas 25 minút.
práca 6:00 - 9:40 = odpracované 3:40
dovolenka 9:40 - 17:10 = 7:30 (celý deň dovolenky)
Keďže zamestnanec neodpracoval 3:45 hod. (pol dňa), tak systém automaticky zaeviduje dovolenku ako celodennú, nie pol dňa, ale tie hodiny čo odpracoval sa mu započítajú do nadčasu (3:40).
Započítavanie zvyšku - nulový
Je taký istý ako kladný, ale ak aj zamestnanec odrobil nejaké hodiny, tak sa mu nebudú počítať ako nadčas. späť na menu
PRÍPLATKOVÝ ČAS
Tu nastavíte časový úsek odpracovaných hodín, ktorého hodiny sa započítajú do príplatkového času. Príplatkový čas slúži len na oddelenie a spočítanie hodín, ktoré chcete označiť ako príplatkové od štandardných odpracovaných hodín.
V našom príklade sa pracuje od 6:00 do 10:00. Od 10:00 do 23:59 sa počíta príplatkový čas.
Prestávky sú nastavené nasledovne: prvá sa odpočítava po uplynutí 6 hodín v dĺžke 30min, druhá sa odpočítava po ďalších 4 hodinách v dĺžke 30min. Zamestnanec prišiel do práce o 5:55 a pracoval nadčas do 23:59.
Pri štandardnom nastavení skupiny bez príplatkového času sa odpracovaný čas po 10:00 zapíše ako neuznaný (je potrebné ho manuálne uznať). V tabuľke detailu dňa sa vypočíta dĺžka trvania príplatkového času na 13:45. Ak chcete mať zobrazenú v tabuľke informáciu o hodinách príplatkového času, musíte túto možnosť povoliť v nastavení programu.
Z hodnoty príplatkového času sa neodpočítali prestávky a vyčísľuje sa plných 13h 45minút. Ak si želáte z príplatkového času odpočítať 1. prestávku, zakliknite možnosť "Odpočítať 1. prestávku" v nastavení skupiny. Z príplatkového času za odpočíta 30min a ostane 13h 15min.
Ak si želáte odpočítať aj druhú prestávku, zakliknite možnosť "Odpočítať 2. prestávku", z príplatkového času sa odpočíta 30min a ostane 12h a 45min.
Pozn.: pri odpočítavaní druhej prestávky musí byť nastavený počet hodín po ktorých sa odpočíta prestávka a tiež jej trvanie.
Zobrazí sa iba vtedy, keď je povolené v nastavení programu:
Následne je potrebné ho povoliť v nastaveniach skupiny, vyčísliť jeho limit a spôsob, akým sa majú zapisovať hodiny nad rámec limitu. Na výber máte preniesť do salda, preplatiť alebo zrušiť.
Počas práce sa konto pracovného času postupne napĺňa hodinami. O napĺňaní informuje riadok KPČ v mesačnom prehľade dochádzky.
Čerpanie hodín z KPČ
Dochádzkový systém automaticky napĺňa KPČ a tieto hodiny sa môžu použiť napríklad na doplnenie odpracovaných hodín (ak zamestnanec neodpracoval nastavený denný fond). V prípade potreby môžete z konta pracovného času čerpať hodiny pomocou kliku pravým tlačidlom myši a zo zoznamu je potrebné vybrať "Doplniť odpracované z KPČ". Takto sa presunú hodiny z konta pracovného času do dní, keď zamestnanec nepracoval.
Na videu nižšie môžete vidieť postup pre čerpanie hodín z KPČ:
Vysvetlenie samotnej tabuľky konta pracovného času (KPČ):
Aktuálny stav - stav KPČ účtu k aktuálnemu dátumu
Prenos - hodiny prenesené z predchádzajúceho mesiaca
Plnenie - hodiny, ktoré sa nazbierali počas mesiaca do KPČ
Čerpanie - hodiny, ktoré boli použité z KPČ v aktuálnom mesiaci
Rozdiel - ide o rozdiel nazbieraných a použitých hodín (Plnenie mínus Čerpanie)
Stav v mesiaci - poukazuje na stav KPČ v aktuálnom mesiaci (Prenos plus Rozdiel)
Dôležité upozornenie:
Ak začínate používať konto pracovného času v skupine, ktorá už "funguje", to znamená, že má priradených zamestnancov a tí majú už uložené dáta dochádzky, tak sa KPČ nenačíta automaticky ani po nastavení v nastavení skupiny.
U každého zamestnanca v skupine je potrebné prepočítať dochádzku od 1. dňa v mesiaci (pravý klik myšou na 1. dni v mesačnom prehľade a zo zoznamu zvoliť "Prepočítať od aktuálneho dňa".
Hodiny, priradené z konta pracovného času, sa dajú vymazať aj použitím zresetovania nadčasov (pravý klik myšou na riadku dňa a výber "Resetovať nadčasy").