Vrámci dochádzkového systému AMS máte množstvo nastavení pracovného času, na základe ktorého sa bude započítavať odpracovaný čas zamestnancom.
Tieto nastavenia určujete priamo v skupine (časť Zoznamy - Skupiny - Pridať skupinu).
Pevná pracovná doba určuje zamestnancovi pracovný čas, ktorý musí odpracovať podľa pracovnej zmluvy.
V detaile dňa sa pevná pracovná doba zobrazuje na grafe tmavomodrou farbou. Ide o čas, v ktorom sa musí zamestnanec nachádzať na pracovisku. Všetok čas mimo nastavenej pevnej pracovnej doby sa označí ako neuznaný (červenou farbou).
Je fond pracovného času podľa toho, ako je uvedený v pracovnej zmluve. Program bude očakávať, že zamestnanec priradený do tejto skupiny, strávi v práci každý pracovný deň Vami vyplnený počet hodín. Všetky hodiny, ktoré strávi navyše, sa budú započítavať ako nadčasové.
V prípade pohyblivej pracovnej doby by sa mal zamestnanec nachádzať v úseku medzi pevným príchodom a pevným odchodom stále na pracovisku. Pohyblivá pracovná doba umožňuje zamestnancom prísť do práce skôr alebo odísť z práce neskôr. Používa sa v prípade, ak zamestnanci nemajú stanovený fixný čas príchodu a odchodu.
Po zaškrtnutí tohto polia sa do nastavenia zmeny pridajú stĺpce Pohyblivý príchod a Pohyblivý odchod. Časy príchodov a odchodov musia nasledovať chronologicky, aby algoritmus skupiny počítal správne dochádzku zamestnancom. Ak čas nenasleduje chronologicky, program podfarbí časy na červeno.
Správne zapísané časy príchodov a odchodov:
Nesprávne zapísané časy príchodov a odchodov:
Príklad pohyblivého pracovného času:
Zamestnanec má pracovnú dobu od 8:00 do 16:00 (denný pracovný fond 8 hodín) - v tomto čase sa musí nachádzať na pracovisku. Do práce môže prísť aj skôr od 7:00 a z práce môže odísť neskôr do 17:00 (viď obrázok nižšie z nastavenia skupiny).
Všetok čas nad rámec odpracovaného denného fondu 8 hodín sa mu bude započítavať ako nadčas, pokiaľ bude v trvaní určenia pohyblivého pracovného času. Na obrázku nižšie môžete vidieť detail dňa, v ktorom zamestnanec prišiel do práce o 07:30 a odchádzal o 16:10 (tieto prístupy sa zobrazujú v ľavom stĺpci "Prístupy z terminálov"). Jeho celkový odpracovaný čas je 8:40 (zobrazené v stĺpci "Sumárne za deň" a aj na lište pod kalendárom v poli Odprac.). Keďže je nastavený denný fond 8 hodín, zvyšných 40 minút sa zamestnancovi započíta ako nadčas (saldo).
Keby zamestnanec v tento deň neprišiel o 7:30 do práce ale skôr ako je nastavený pohyblivý pracovný čas, a teda napríklad o 6:30, čas do začiatku pohyblivého pracovného času (do 7:00) by sa označil ako neuznaný čas. V našom príklade v trvaní 30 minút.
V nastavení skupiny si určíte, ktoré dni budú voľné (zamestnanci nebudú v tieto dni pracovať) a teda budú mať nastavený nulový denný pracovný fond. Tie dni, ktoré majú byť voľné dni zaškrtnite.
V našom príklade sú voľné dni sobota a nedeľa.
Program AMS ponúka:
- prácu na zmeny (1 až maximálne 9 zmennú prevádzku)
- prácu bez zmien
NASTAVENIE VIACZMENNEJ PREVÁDZKY
Pomocou šípky pri možnosti "Počet zmien" vyberiete požadovaný počet zmien. Program povoľuje aj vytvorenie viaczmennej prevádzky, maximálne však 9 zmennej. Po označení viac ako 1 zmeny automaticky pribudnú ďalšie riadky so zmenami do skupiny, kde je možné im bližšie definovať pracovný čas.
V našom príklade sa na obrázku nižšie nachádza nastavenie 3 zmennej prevádzky:
Pri zvolení vyššieho počtu zmien program automaticky priraďuje v dochádzke správne číslo zmeny na základe prístupov.
V našom príklade sme ponechali nastavenia 3 zmien (viď obrázok vyššie): 6:00 - 14:00, 14:00 - 22:00, 22:00 - 06:00. Môžete vidieť, že 1.10. mal zamestnanec príchod o 6:00 a odchádzal o 14:00, takže program mu automaticky pridelil Zmenu 1. Ďalší deň prišiel na 14:00 a odchádzal o 22:00, takže program mu pridelil Zmenu 2. Podobne to bolo aj so Zmenou 3 v nasledujúce dni. Nebolo potrebné dodatočné nastavovanie konkrétnej zmeny ku dňu. Program pri automatickom prideľovaní zmien používa algoritmus "najbližšieho času" príchodu a odchodu ku konkrétnej vytvorenej skupine. Takže ak by mal zamestnanec napríklad príchod do práce o 9:00, program mu pridelí zmenu 1, pretože čas príchodu bol bližšie k nastavenému času prvej zmeny.
Pozn.: Pokiaľ by ste potrebovali priradiť zamestnancovi inú zmenu ako mu pridelil program, viete tak urobiť pomocou pravého tlačidla myši na konkrétny deň v mesačnom prehľade a vybratím možnosti Zmena. Ponúkne všetky vytvorené pre skupinu, do ktorej zamestnanec spadá a už len stačí kliknutím označiť vami zvolenú.
Program AMS má prednastavené priraďovanie zmien podľa nastaveného pevného pracovného času. V niektorých prípadoch ale môže byť žiadúce, aby sa pre priradenie zmeny používal pohyblivý pracovný čas (túto možnosť je potrebné povoliť v nastaveniach programu).
Avšak, pre správne fungovanie algoritmu priraďovania zmien je nevyhnutné, aby zmeny postupovali chronologicky (časovo) od najskoršej po najneskoršiu.
Uveďme si príklad 4 zmennej prevádzky. V políčku počet zmien sme vybrali pomocou šípky číslo 4.
Na obrázku nižšie je príklad nesprávneho poradia zmien (nechronologického), zmena 3 končí neskôr ako zmena 4, v takomto prípade nebude algoritmus automatického priradenia fungovať korektne a zmeny 3 a 4 je potrebné vymeniť.
Správne chronologické poradie zmien je zobrazené na obrázku nižšie:
Používa sa v prípade, že chcete odpracovaného hodiny len zaznamenávať a nepotrebujete ich porovnávať s prednastavenou pracovnou dobou. Táto možnosť sa využíva napríklad pri živnostníkoch.
V prípade práce "bez zmien" sú prednastavené aj nasledovné vlastnosti:
- nočná sa započítava podľa skutočného rozdelenia
- možnosť "nepočítať ak začala v inej zmene" je vypnutá
- penalizácia neskorého príchodu je vypnutá
- "rozdiel oproti dennému fondu je menej ako" je vypnuté
- nulovanie denného nadčasu je vypnuté
Pri práci bez zmien je možné upraviť dĺžku a automatický odpočet prestávky.
V mesačnom prehľade dochádzky nie sú pri nastavení "bez zmien" vyplnené pracovné fondy (zobrazené v červenom rámčeku) a odpracované hodiny a hodiny jednotlivých prerušení sa sčítavajú a zaznamenávajú (zobrazené v zelenom rámčeku).
Na obrázku nižšie je znázornený detail dňa práce bez zmien. Na grafe sa nezobrazuje pracovná doba, sú zaznačené len zapísané prerušenia a na základe nich vypočítané odpracované hodiny. Všetok odpracovaný čas sa automaticky zapisuje ako saldo.
Pokiaľ nastane situácia, že sa počas pracovného dňa zaznamená viackrát príchod a odchod z práce, do tabuľky mesačného prehľadu sa zapíše čas prvého príchodu do práce a čas posledného odchodu z práce.
Rovnaký pracovný čas / každý deň iný
Ak zamestnanci pracujú každý deň na rovnaké zmeny, zvoľte "rovnaký pracovný čas". Následne už len vyberte požadovaný počet zmien a vypíšte časy pevnej pracovnej doby. Ak využívate pohyblivý pracovný čas, vypíšte aj tieto časy.
V našom príklade je použité nastavenie pre zamestnancov, ktorí pracujú na dve zmeny (ranná 6:00 - 14:00 a poobedná 14:00 - 22:00). Majú nastavenú len pevnú pracovnú dobu. Víkendy nepracujú a nemajú nastavenú dĺžku prestávky.
V mesačnom prehľade zamestnanca môžete vidieť, že na základe príchodov a odchodov program automaticky zamestnancovi pridelil zmenu, ktorej prislúchajú tieto časy. Číslo zmeny sa zobrazuje v stĺpci Zmena.
Ak v niektorý deň pracujú na rôzne zmeny, je potrebné nastaviť pre každý deň iný pracovný čas, zvoľte pomocou šípky možnosť "každý deň iný" a vyberte potrebný počet zmien.
V tabuľke nastavenia pracovného času sa vám zobrazí celý týždeň. Teraz môžete nastaviť pre konkrétny deň vami požadovaný pracovný čas. Jednotlivé dni si otvárate pomocou šípky zobrazenej pri názve dňa.
Potom môžte ku každému dňu vypísať zmeny (musia nasledovať chronologicky (časovo) od najskoršej po najneskoršiu - správne poradie zmien je zobrazené aj na obrázku nižšie).
Toto nastavenie skupiny môžu použiť napríklad mestské alebo obecné úrady alebo polícia, kde každý deň majú nastavenú inú zmenu (viď obrázok nižšie).
Nerovnomerne rozvrhnutý pracovný čas
Nerovnomerne rozvrhnutý pracovný čas sa používa hlavne pre prenášanie hodín do PaM (personálne a mdzové programy), konkrétne pri odpracovaní sviatku, na ktorý je naplánovaná zmena.
Pri označení položky "nerovnomerne rozvrhnutý pracovný čas" sa odpracované hodiny sviatku započítajú v sumárnej tabuľke hodín v mesačnom prehľade do sviatkov a do odpracovaných sviatkov.
Ak je odpracovaných viac hodín ako je denný fond, tak sa tieto hodiny pripočítajú priamo k odpracovaným hodinám.
Ak je odpracované menej ako je denný fond, tak nevznikne záporný rozdiel.
Príklad môžete vidieť na obrázku nižšie, polia v ktorých sa menia hodiny v závislosti od zakliknutia alebo odkliknutia nerovnomerne rozvrhnutého pracovného času, sú zvýraznené zelenou.
Pri neoznačenej položke "nerovnomerne rozvrhnutý pracovný čas" sa odpracované hodiny sviatku započítajú v sumárnej tabuľke hodín v mesačnom prehľade priamo do odpracovaných dní podľa doplňujúceho nastavenia započítavania sviatku v skupine.
Ak je odpracovaných viac hodín ako je denný fond, tak vznikne kladný rozdiel.
Ak je odpracované menej ako je denný fond, tak vznikne záporný rozdiel.
Príklad môžete vidieť na obrázku nižšie, polia v ktorých sa menia hodiny v závislosti od zakliknutia alebo odkliknutia nerovnomerne rozvrhnutého pracovného času, sú zvýraznené zelenou.
Na V obidvoch obrázkoch môžete vidieť, že počet odpracovaných hodín je rovnaký a rozdiel je len v prerozdelení týchto hodín. Toto prerozdelenie je dôležité pri prenose údajov do PaM.
Zamestnanec si nemusí zaznamenávať príchody a odchody sám. Pokiaľ označíte možnosť "automatická evidencia" v skupine, tak stačí už len nastaviť pevný pracovný čas (poprípade prestávku) a dochádzkový systém automaticky vypíše dochádzku zamestnancovi podľa nastaveného pracovného času.
V mesačnom prehľade dochádzky sa nachádza v stĺpci Prerušenia poznámka "Auto". Táto funkcia sa využíva najmä pri vedúcich pozíciách.
Pozn.: Niekedy sa môže stať, že zamestnanci by mali pracovať napríklad každý mesiac podľa iného nastavenia zmien. Aj v takomto prípade existuje riešenie v podobe Plánu priradenia, kde viete zamestnancom určiť, ktorý mesiac majú pracovať v akej skupine. Viac sa dočítate v samostatnom návode.