"Za prácu nadčas sa považuje práca vykonávaná zamestnancom mimo rozvrhu pracovných zmien a nad rámec pracovného času určeného v pracovnej zmluve."
Dochádzkový systém AMS umožňuje rôzne spôsoby spravovania nadčasových hodín, preniesť do nasledujúceho obdobia, preplatiť alebo zrušiť. Takisto neuznať väčší alebo menší nadčas ako stanovený limit. V tomto návode si povieme viac o nadčasových hodinách, ich započítavaní a o spôsoboch, akými môžete nadčas spravovať.
Nadčasové hodiny sa zobrazujú v detaile dňa (obrázok A) aj v mesačnom prehľade dochádzky (obrázok B).
A)
B)
Nastavenia nadčasu v skupine
V nastavení skupiny (Zoznamy - Skupiny - Upraviť / Pridať) si viete bližšie špecifikovať, ako chcete aby sa rátal zamestnancovi nadčas.
Máte k dispozícii nulovať:
- denný nadčas - po akomkoľvek nadčase sa zamestnancovi vynuluje saldo na dennej báze (či už kladné alebo záporné)
- týždenný nadčas - nadčas sa nuluje po každom odpracovanom týždni
- mesačný nadčas - k poslednému dňu v mesiaci sa vždy vynuluje saldo a prvého nasledujúci mesiac je zostatok podľa ďalších nastavení
- kvartálny nadčas - nulovanie po štvrťrokoch
- ročný nadčas - nulovanie ku koncu roka, 1.1. sa zobrazí hodnota podľa ďalších nastavení
Pri týždennom, mesačnom, kvartálnom a ročnom máte rovnaké možnosti ďalších nastavení, a teda vybrať si či má byť nulovanie:
- zakázané - nebude sa nulovať saldo, prenesú sa do ďalšieho obdobia (týždeň, mesiac, štvrťrok, rok) všetky hodiny - nadčasové aj chýbajúce
- len kladný - bude sa nulovať len nadčas odpracovaný nad rámec stanoveného denného fondu (kladný), záporné hodnoty (teda chýbajúce hodiny, ktoré treba odpracovať) sa prenesú a budú sa naďalej zobrazovať v stĺpci saldo
- všetko - bude sa nulovať všetko, aj kladný nadčas aj chýbajúce hodiny. Do ďalšieho obdobia sa neprenesie nič, saldo bude 0.
Uveďme si príklad:
Zamestnanec má nastavené v skupine nulovať len kladný týždenný nadčas.
V prvých troch týždňoch mal zamestnanec kladné saldo (nadrobené hodiny navyše). Môžete vidieť pri čiernych šípkach na obrázku nižšie, že vždy v pondelok (nový týždeň) sa mu saldo počítalo nanovo, pretože v nedeľu sa vynulovalo, keďže bolo kladné.
V piatok 24-tého si môžete všimnúť, že saldo bolo záporné - 11 minút. Keďže zamestnanec nepracoval cez víkend, táto hodnota sa preniesla do ďalšieho týždňa do pondelka a odrátala sa z aktuálneho rozdielu odpracovaného v ten deň (rozdiel medzi nastaveným denným fondom a odpracovaným časom). Keďže zamestnanec mal v pondelok 27-meho kladný nadčas 9 minút, výsledná hodnota salda v tento deň je - 2 minúty (- 11 minút podčasu z predchádzajúceho týždňa + 9 minút nadčas v pondelok = - 2 minúty), ktorá ďalej pokračuje do ďalších dní. Na obrázku nižšie sú tieto dni zobrazené zelenými šípkami.
Ďalším nastavením nadčasu je možnosť neuznať väčší alebo menší ako stanovený limit. Táto možnosť sa takisto nachádza v nastavení skupiny.
Na príkladoch si uvedieme použitie týchto možností:
1. Neuznať väčší denný nadčas ako
Zamestnanec odpracoval 8:45 hodín (práca 9:15 mínus obed 30 minút). Keďže má nastavený denný fond v skupine 7:30, rozdiel skutočne odpracovaného času oproti dennému fondu je 1:15. Tento údaj sa zobrazuje aj v stĺpci rozdiel a následne sa dopočítava aj hodnota do vedľajšieho stĺpca saldo (tu sa nachádza rozdiel plus saldo z predchádzajúceho dňa).
Ak si nastavíme v skupine neuznať väčší denný nadčas ako 1 hodinu, detail tohto istého dňa bude nasledovný: Keďže zamestnanec mal nadčas 1:15, z tohto času sa mu uzná len 1 hodina a zvyšok sa nezapočíta. Odpracovaný čas bude výsledný 8:30 a do rozdielu sa pripíše len hodnota 1 hodiny. V stĺpci saldo sa pripočíta k predchádzajúcim dňom len 1 hodina.
Nastavenie "neuznať väčší denný ako" v skupine:
Ukážka detailu dňa po nastavení limitu neuznať väčší denný nadčas ako:
2. Neuznať menší denný nadčas ako
Zamestnanec mal nadčas 16 minút. (rozdiel medzi skutočne odpracovaným časom a nastaveným denným fondom). Tento údaj sa zapísal do stĺpca rozdiel a takisto sa započítal do stĺpca saldo (rozdiel plus saldo z predchádzajúceho dňa).
Ak mu nastavíme v skupine "neuznať menší denný ako" 30 minút, detail toho istého dňa bude nasledovný: Keďže mal zamestnanec nadčas 16 minút a je to menej ako nastavená hodnota 30 minút, tento nadčas sa mu nezapočíta do rozdielu (stĺpec rozdiel bude prázdny) a hodnota v odpracovanom čase bude 7:30. Hodnota saldo ostane nezmenená (ostane rovnaká ako z predchádzajúceho dňa).
Akýkoľvek nadčas menší ako 30 minút nebude zamestnancovi zarátaný ako odpracovaný čas / nadčas.
Nastavenie "neuznať menší denný ako" v skupine:
Ukážka detailu dňa po nastavení limitu neuznať menší denný nadčas ako:
3. Neuznať prvých v dni
Zamestnanec mal nadčas 25 minút (rozdiel medzi skutočne odpracovaným časom a nastaveným denným fondom). Hodnota nadčasu sa zapísala do stĺpca rozdiel a takisto sa započítala do stĺpca saldo (rozdiel plus saldo z predchádzajúceho dňa.)
Ak zamestnancovi nastavíme v skupine neuznať prvých napríklad 15 minút v dni, detail toho istého dňa bude nasledovný: Keďže mal zamestnanec v tento deň nadčas 25 minút, prvých 15 minút sa mu nezarátava, ale zapíše sa len zvyšných 10 (do stĺpca rozdiel). Takisto odpracovaný čas bude len 7:40 (ponížený o hodnotu nadčasu, ktorá sa nemá uznať) a hodnota v stĺpci saldo bude nižšia, pretože sa započíta len hodnota uznaného denného nadčasu.
Nastavenie "neuznať prvých v dni" v skupine aktivujete pomocou šípky nachádzajúcej sa pri "neuznať". Do bunky s časom vypíšete počet minút.
Ukážka detailu dňa po nastavení limitu neuznať prvých v dni:
4. Neuznať prvých v týždni
Zamestnancovi sme nastavili v skupine neuznať prvých 30 minút v týždni a zvyšok preniesť. Funkciu aktivujete pomocou šípky nachádzajúcej sa pri "neuznať" a výberom "v týždni".
V mesačnom prehľade môžete vidieť, že v prvom týždni mal súčet nadčasu zamestnanec 1:13 (sobota 4.7.). Nastavenie "neuznať prvých v týždni" spôsobilo, že z celkového času nadčasu v tento týždeň odrátalo prvých 30 minút a tým pádom v nedeľu 5.7. sa zobrazuje v stĺpci saldo hodnota 00:43 (ponížená o 30 minút limitu). Neuznaných prvých 30 minút systém zobrazuje aj v stĺpci Zrušené. Rovnaký príklad máme aj v druhom týždni (od 6.7. do 12.7.). /Na obrázku označené čiernou farbou./
Zmena nastáva ďalšie týždne.
V treťom týždni je hodnota zrušeného nadčasu 18 minút, pretože súčet nadčasu v tento týždeň je 18 minút (celý úsek spadá do limitu prvých 30 minút). /Na obrázku zobrazené červenou farbou./
Vo štvrtom týždni (20. - 26.7.) súčet salda je mínusová hodnota (- 11 minút). Keďže tu nebola splnená podmienka kladného nadčasu a teda program nemal odrátať aký nadčas, v stĺpci zrušené sa nenachádza žiadna hodnota.
Ak nastavíme možnosť zvyšok preplatiť, tak sa hodnoty nadčasu po odčítaní limitu presunú do stĺpca Preplatené.
Ak necháme prednastavené hodnoty pri možnostiach "neuznať väčší / menší denný ako" 00:00, tak bude táto fukcia vypnutá.
Aby sa stĺpce Zrušené a Preplatené zobrazovali v mesačnom prehľade dochádzky, je potrebné povoliť správu nadčasu v nastaveniach programu.
Rožšírená správa nadčasu
Počas mesiaca máte možnosť v mesačnom prehľade dochádzky každému zamestnancovi prerozdeliť hodiny nadčasu prostredníctvom správy nadčasu.
Pre používanie prerozdelenia nadčasových hodín je nutné najskôr povoliť použitie správy nadčasu. V časti Nastavenia - Program - Dochádzka označte možnosť "Rozšírená správa nadčasov".
Následne v mesačnom prehľade dochádzky pravým kliknutím myši na konkrétny deň vyberiete možnosť "správa nadčasu" (obrázok 1). Zobrazí sa tabuľka, kde kliknutím do konkrétnej bunky (preplatené, zrušené, prenesené) viete vypísať požadovanú hodnotu (obrázok 2) a následne pomocou Potvrdiť sa tieto hodnoty zapíšu aj do mesačného prehľadu dochádzky a dopočítajú sa hodnoty podľa prerozdelenia a zvyšok podľa nastavení nadčasu v skupine (obrázok 3).
V našom príklade sme zamestnancovi 10.7. preplatili vyššie uvedeným spôsobom 1 hodinu nadčasu, zobrazuje sa v mesačnom prehľade dochádzky v stĺpci Preplatené so značkou "M" ako manuálna úprava.
1.
2.
3.
Saldo v tlačových zostavách
Nadčas sa zobrazuje aj v rôznych tlačových zostavách.
Existuje priamo tlačová zostava zobrazujúca nadčas a jeho prerozdelenie na preplatený a zrušený nadčas. Nachádza sa v časti Dochádzka - Uzávierka - Špeciálne tlačové zostavy. Pomocou šípky vyberte tlačovú zostavu Mesačný report nadčasov (vo formáte XLS).
Ukážka tejto tlačovej zostavy:
Alebo pre sledovanie ročného reportu môžete použiť zostavu Ročný report nadčasov vo formáte XLS, nachádzajúcu sa v rovnakej časti (Dochádzka - Uzávierka - Špeciálne tlačové zostavy). V tejto tlačovej zostave sa nachádzajú nadčasy zamestnancov za konkrétne mesiace a ich sumár celkom za rok.
Ukážka Ročného reportu nadčasov:
Saldo a jeho hodnoty sa nachádzajú aj v ďalších tlačových zostavách, nachádzajúcich sa v časti Dochádzka - Uzávierka:
- dochádzkové listy (mesačný prehľad dochádzky zamestnanca) - v stĺpci saldo nadčas za každý deň, plus vpravo dole tabuľka salda ku koncu mesiaca / prenášané saldo
- sumárny report mzdových nárokov - pre vybraných zamestnancov sa zobrazuje hodnota salda - preplatené / zrušené
- výkaz mzdových nárokov za stredisko - v časti Prehľad časových a mzdových zložiek (nájdete ju po otvorení zostavy, v záložke na spodnej lište v XLS súbore), v tejto časti sa zobrazuje informácia o nadčase zamestnanca za príslušný mesiac
- denný report dochádzky - stĺpec nadčas v XLS súbore - nadčas za konkrétny deň
- mesačný report dochádzky - zobrazuje sa nadčas za príslušný mesiac pre vybraných zamestnancov, takisto porovnanie skutočne odpracovaných hodín a percentuálne vyjadrenie odpracovaných hodín
Správa nadčasov sa využíva aj na prerozdelenie nadčasových hodín do KPČ (Konto pracovného času). Bližšie informácie nájdete v samostatnom článku KPČ, jeho využitie a správa hodín.