Mesačný prehľad

Táto sekcia obsahuje nasledovné body:

1. Základné informácie a popis častí
2. Možnosti dochádzky:
   • Prepočítať od aktuálneho dňa
   • Označiť ako skontrolované
   • Nastaviť ako voľný deň
   • Nastaviť celodenné prerušenie
   • Zmena
   • Vlastná zmena
   • Pohotovosť
   • Správa nadčasu
   • Doplniť o odpracované z KPČ (konta pracovného času)
   • Ukončiť trvanie prerušenia
   • Zrušiť manuálne úpravy
   • Resetnúť nadčasy
   • Vymazať poznámku
3. Nastavenia pre mesačný prehľad dochádzky:
   • Zobrazovať počet časových úsekov
   • Vytvoriť dni dopredu pre kalendárny mesiac
   • Označiť manuálne úpravy prístupov značkou "M"
   • Nezobrazovať pomocné prerušenia
   • Zobrazovať časový úsek obeda v stĺpci Prerušenia
   • Vytvoriť časové úseky obeda pri automatickom odpočítavaní obeda
   • Zobraziť príplatkový čas v dňoch

1. Základné informácie a popis častí

Mesačný prehľad dochádzky je prehľadná tabuľka popisujúca základné informácie o dochádzke zamestnanca.

1. V tabuľke môžete vidieť náhľad jednotlivých dní. Program ich automaticky vyhodnocuje, v prípade potreby podfarbuje a tak
    pomáha používateľovi vo vypĺňaní dochádzky.

2. Pod tabuľkou sa nachádza legenda použitých farieb:

• neukončený deň - v takomto dni chýba prístup (napríklad práca - príchod alebo odchod)
• odporúčaná kontrola - sú to dni na kontrolu, kde je napríklad prekročený limit odpracovaných hodín alebo naopak zamestnanec odpracoval menej ako mal a podobne.
• skontrolované - pokiaľ deň svieti na kontrolu na oranžovo, môžete pravým kliknutím myši vybrať možnosť "označiť ako skontrolované" a deň sa podfarbí svetlo modrou ako skontrolovaný
• víkend / sviatok
• manuálna úprava - dni v ktorých bol manuálny zásah (v detaile dňa, v strednej časti vypočítané prerušenia bol pridaný prístup)
• neprepočítaný deň - deň, v ktorom sa nepodarilo prepočítať dochádzku
• označený deň - kliknutím na akýkoľvek deň sa riadok podfarbí na modro, deň sa označí (viete označiť aj viacero dní naraz pomocou stlačenia klávesy CTRL a kliknutím myšou na dni)

3. Pravá strana je vyčlenená na prehľad jednotlivých tabuliek:

• Pracovné fondy - týždenný a mesačný pracovný fond, ktorý vyplýva z nastavenia skupiny, do ktorej je zamestnanec priradený
• počet stravných lístkov
• počet dní prislúchajúcich pracovným dňom a sviatkom
  
  
   
• referenčné fondy - fondy podľa pracovnej zmluvy (zobrazia sa v tabuľke vpravo po označení referenčného fondu v nastavení skupiny)
  
  
   
• plánované saldo - rozdiel medzi pracovným fondom a referenčným fondom:
  • Prenesené - prenesené hodiny salda z posledného dňa predchádzajúceho mesiaca
  • Aktuálne - saldo ku včerajšiemu dňu
  • Preplatené - máte možnosť preplatiť nadčasové hodiny cez pravý klik myši a možnosť "správa nadčasu" -  "preplatené", tieto hodiny sa zobrazia v stĺpci preplatené v mesačnom prehľade
  • Zrušené - môžete zrušiť nadčasové hodiny cez pravý klik myši a možnosť "správa nadčasu" - "zrušené", tieto hodiny sa zobrazia v stĺpci zrušené v mesačnom prehľade
  • Celkové - celkové vypočítané mesačné saldo na základe nastavení (do tlačových zostáv a exportov)
    
    
     
• konto pracovného času (KPČ) - zásobník nadčasových hodín:
  • Aktuálny stav - stav KPČ účtu k aktuálnemu dátumu
  • Prenos - prenesené hodiny z predchádzajúceho mesiaca
  • Plnenie - hodiny, ktoré sa nazbierali počas mesiaca do KPČ
  • Čerpanie - hodiny, ktoré boli použité z KPČ v aktuálnom mesiaci
  • Rozdiel - ide o rozdiel nazbieraných a použitých hodín (Plnenie mínus Čerpanie)
  • Stav v mesiaci - poukazuje na stav KPČ v aktuálnom mesiaci (Prenos plus Rozdiel)
    
    
     
• Odpracovaný čas celkom - sumár odpracovaných hodín počas mesiaca, čerpá sa zo stĺpca "odpracované". V tejto tabuľke nájdete bližšie rozdelenie koľko zamestnanec odpracoval hodín v:
  • pracovné dni
  • nočná (podľa nastavení skupiny)
  • soboty
  • nedele
  • sviatky - koľko hodín prislúcha v daný mesiac sviatkom
  • odpracované sviatky - koľko hodín zamestnanec odpracoval vo sviatok
  • obed
  • príplatkový čas (podľa nastavení skupiny)

• Sumár času prerušení - celkový čas všetkých prerušení za aktuálny mesiac. V tabuľke nižšie sú rozpísané použité prerušenia a ich celkový čas trvania.
  
  

• Pohotovosť - rozdelenie odpracovanej (aktívnej) časti, neodpracovanej (neaktívnej časti) a spolu (možnosť zobraziť pohotovosť musí byť povolená v časti Nastavenia - Program - Dochádzka - Zobraziť pohotovosť)
  
  
   
• Fondy - zobrazia sa fondy (dovolenka, lekár a pod.), ktoré boli vytvorené - ich hodnota (počet k aktuálnemu mesiacu) a jednotka (dni, hodiny). Fondy vytvárate v časti Zoznamy - Fondy - Pridať fond.
  
  

4. V hornej časti okna sa nachádza filter, umožňujúci rýchle vyhľadanie zamestnanca podľa rôznych kritérií. Dostupný je filter mesiaca, strediska, skupiny a zamestnanca. Pre ešte rýchlejšie a jednoduchšie vyhľadanie zamestnanca stačí kliknúť na  a zobrazí sa tabuľlka, kde stačí vypísať začiatočné písmená zamestnanca. Takto si môžete hneď zobraziť zamestnanca, ktorý Vás zaujíma a nemusíte prechádzať dlhým zoznamom v rozbaľovacom okne.

Rýchly tip

1. Keď označíte niektorý z riadkov v tabuľke, v kalendári sa podfarbia dni, z ktorých boli hodiny spočítané.

2. Je potrebné nastaviť sa myšou na tabuľku odpracovaného času a použiť rolovacie koliesko myši aby sa zobrazili všetky riadky tabuľky.

3. Ak sa pri tabuľke zobrazuje žltý výkričník , je to znak použitého zaokrúhlenia času, ktoré si viete vybrať v nastaveniach skupiny.

Mesačný prehľad ponúka 5 aktívnych tlačidiel pre zjednodušenie práce s dochádzkou:

1. Tlačidlo pre zobrazenie karty zamestnanca
2. Tlačidlo pre zobrazenie nastavenia skupiny, do ktorej zamestnanec patrí
3. Tlačidlo pre export a tlačidlo pre tlač dokumentov - informácie nájdete v samostatných návodoch export a tlač
4. Tlačidlo pre hromadný zápis - pomocou tohto tlačidla môžete pridať hromadný prístup zamestnancovi (v dňoch kedy zamestnancovi chýba prístup), zobrazí sa tabuľka s dňami v mesiaci, stĺpce pre príchod a odchod, kde môžete zadať požadovanú hodnotu a vybrať o aké prerušenie ide. Následne potvrdíte tlačidlom "zapísať" (viď obrázok nižšie). Formát času v bunkách príchod a odchod záleží od nastavenia programu - môžu byť zobrazované v minútach alebo sekundách.
5. Tlačidlo Detail dňa - slúži na zobrazenie detailných informácií konkrétneho dňa

2. Mesačný prehľad - možnosti dochádzky

Mesačný prehľad ponúka aj možnosti na rôzne akcie. Zobrazia sa po kliknutí pravým tlačidlom myši na riadku v kalendári. Každá z možností je popísaná nižšie.

Prepočítať od aktuálneho dňa

Ak ste robili úpravy v dochádzke, viete prepočítať dochádzku od aktuálneho dňa. Pravým kliknutím myši na zvolenom dni vyberte možnosť "prepočítať od aktuálneho dňa" a všetky nasledujúce dni vrátane vybraného dňa sa prepočítajú podľa nových nastavení.

Označiť ako skontrolované

Dni v stave "odporúčaná kontrola" sa zobrazujú oranžovou. Pokiaľ ste deň skontrolovali a je v poriadku, môžete ho "označiť ako skontrolované" pomocou pravého kliknutia myšou, výberom tejto možnosti a deň sa podfarbí bledomodrou. Bledomodrá farba hovorí o tom, že je deň skontrolovaný.

Nastaviť ako voľný deň

Ak potrebujete zamestnancovi nastaviť voľný deň, stačí kliknúť na vybraný deň, stlačiť pravé tlačidlo myši a vybrať možnosť "nastaviť ako voľný deň". Označené dni budú nastavené ako voľné, t.j. budú mať nulový fond. V kolonke "zmena" sa objaví skratka "PV" (plánované voľno).

Nastaviť celodenné prerušenie

Ak chcete nastaviť celodenné prerušenie, kliknite pravým tlačidlom myši na deň, do ktorého toto prerušenie chcete zadať a vyberte možnosť "nastaviť celodenné prerušenie". V rozbaľovacom menu si môžete vybrať o aké prerušenie má ísť, takisto zmenu. Odpracovaný čas sa Vám započíta do dochádzky podľa nastavení konkrétneho prerušenia.

Pri manuálne naplánovanom celodennom prerušení sa zobrazuje písmeno "M", ktoré hovorí o tom, že bol deň manuálne upravovaný.

Zmena

Ak potrebujete zamestnancovi nastaviť plán podľa konkrétnej zmeny, môžte po kliknutí pravým tlačidlom myši použiť možnosť "zmena" a vybrať konkrétnu zmenu, ktorá má prislúchať na tento deň. Po naplánovaní zmeny sa v riadku zobrazí písmeno "P", ktoré hovorí o tom, že bola zmena dopredu naplánovaná. Tieto zmeny je ale potrebné mať vytvorené v skupine.

Vlastná zmena

Pokiaľ by ste potrebovali nastaviť zamestnancovi špeciálnu zmenu, ktorá nie je vytvorená v skupine ku ktorej je zamestnanec priradený, viete ju vybrať cez možnosť Vlastná zmena, kde si viete nastaviť pracovný čas, denný fond, dĺžku prestávky a pohyblivý pracovný čas. Pre špecifické nastavenia vlastnej zmeny môžete použiť tlačidlo pre nastavenia (viď obrázok nižšie).

Pohotovosť

Systém ponúka možnosť aj "Nastaviť" pohotovosť (určíte začiatok, koniec a trvanie pohotovosti) alebo ju "Odobrať". Viac informácií o Pohotovosti nájdete v samostatnom článku.

Na videu nižšie si môžete pozrieť postup pre nastavenie a odobratie pohotovosti:

Správa nadčasu

Pre používanie nadčasových hodín je nutné najskôr povoliť ich použitie v nastavení programu (karta Nastavenia - Program - Dochádzka - označiť možnosť "Rozšírená správa nadčasov"). Takisto ak využijete konto pracovného času, je potrebné povoliť KPČ v nastaveniach a takisto ho povoliť aj v skupine.

Správa nadčasov sa využíva na prerozdelenie hodín v aktuálnom salde do KPČ (Konto pracovného času), preplatených, zrušených a prenesených hodín.
Prerozdelenie hodín nájdete pod pravým kliknutím tlačidlom na riadku so saldom, ktoré chcete prerozdeliť.
 

Doplniť odpracované hodiny z KPČ

Konto pracovného času sa  využíva ako zásobník nadčasových hodín. Po naplnení KPČ je možné z neho čerpať. V prípade potreby môžete z konta pracovného času čerpať hodiny pomocou kliku pravým tlačidlom myši a zo zoznamu je potrebné vybrať "Doplniť odpracované z KPČ".

Práca s kontom pracovného času je možná až po povolení v nastaveniach programu.

Ukončiť trvanie prerušenia

Pokiaľ si zamestnanec nezaznamená ukončenie prerušenia a chcete, aby prerušenie pokračovalo v nasledujúcich pracovných dňoch, je potrebné tomuto prerušeniu nastaviť atribút "pokračuje v nasledujúcich dňoch" (v časti Zoznamy - Prerušenia). Využíva sa väčšinou pri prerušení Lekár, PN, Dovolenka, Služobná cesta, Služobne, a iných). Prerušenie, ktoré má označenie "pokračuje v nasledujúcich dňoch" bude v dochádzke pokračovať až dokým si zamestnanec nezaznačí príchod do práce (alebo iné prerušenie). Viete ho však manuálne ukončiť. Kliknite na deň kedy chcete aby toto prerušenie skončilo a pravým kliknutím myši vyberte možnosť "ukončiť trvanie prerušenia".

Pre lepšie pochopenie si pozrite video:

Zrušiť manuálne úpravy

Pomocou zrušenia manuálnych úprav sa vymažú z dochádzky všetky manuálne vložené a naplánované údaje (prístupy z terminálov ostanú v pôvodnom stave).

Resetovanie nadčasových hodín

Resetovanie je možné buď prepísaním hodín pomocou správy nadčasov alebo pomocou možnosti "resetnúť nadčasy". Na označených dňoch budú vynulované stĺpce KPČ, preplatené a zrušené.

Vymazať poznámku

Táto funkcia sa používa v prípade:

• v detaile dňa bola vypísaná poznámka a potrebujete ju vymazať z AMS
• pri nastavenom mimoevidenčnom stave (Zoznamy - Zamestnanci - v karte zamestnanca) bola zapísaná poznámka dôvodu mimoevidenčného stavu, ktorá sa zobrazuje v mesačnom prehľade dochádzky a chcete ju vymazať

Označíte si deň / dni, na ktorých chcete vymazať poznámku, kliknete pravým tlačidlom myši a vyberiete možnosť "Vymazať poznámku". Na označených dňoch sa poznámka vymaže.

                                                                                                                                                 späť na menu

Pozrite si aj návod:

Export dochádzky zamestnanca

Tlač mesačného prehľadu

Nastavenia

Detail dňa