Zamestnanci

VLOŽENIE NOVÉHO ZAMESTNANCA

Novému zamestnancovi založíte zamestnaneckú kartu cez tlačidlo "Pridať zamestnanca". Otvorí sa okno, kde vypíšete potrebné údaje - vysvetlenia pojmov sa nachádzajú pod videom - a stlačíte "Uložiť".

Po pridaní zamestnanca do systému sa pri kliknutí na jeho meno v pravej časti zobrazí náhľad jeho informácií - detail zamestnaneckej karty.

Na videu nižšie je zobrazený postup pre vloženie nového zamestnanca:

• ID (identifikačné číslo zamestnanca) a PaM ID (ID slúžiace na účely personálnych a mzdových systémov)

ID zamestnanca je špecifické číslo zamestnanca, pod ktorým vystupuje v dochádzkovom systéme.

Pri vytváraní novej zamestnaneckej karty, a teda vloženie nového zamestnanca do AMS, program automaticky priradí ID zamestnancovi. Pokiaľ potrebujete zamestnancovi nastaviť iné ID, viete ho prepísať pri vytváraní.

Akonáhle sa karta zamestnanca uloží, toto ID sa už nedá meniť, pretože je natvrdo zapísané v databáze!

Pokiaľ je potrebné priradiť zamestnancovi iné ID, napríklad z dôvodu spárovania so mzdovým systémom, využíva sa na tento účel PaM ID, ktoré sa takisto nachádza v karte zamestnanca. PaM ID je nadradené nad ID a do mzdových programov sa bude prenášať práve toto PaM ID. PaM ID je možné kedykoľvek meniť.

Pozn: Ak ste už vytvorili novú zamestnaneckú kartu (uložili ste ju) a chceli by ste zmeniť ID zamestnancovi, nie je to možné. Táto karta sa dá vymazať v prípade potreby, a vytvoriť pre zamestnanca nová, ale ID použité vo vymazanej karte už nebude možné v budúcnosti použiť (napríklad ak by neskôr prišiel nový zamestnanec, dané ID mu už nepriradíte).
 

• Zamestnanecký pomer
  
  Nastavíte zamestnancovi trvanie zamestnaneckého pomeru od - do.
  
  Ak už využívate dochádzkový systém AMS, do začiatku pracovného pomeru vypíšte zamestnencovi reálny dátum nástupu do práce podľa pracovnej zmluvy.
  Pri prvotnej implementácii dochádzkového systému AMS do začiatku pracovného pomeru napíšte prvý deň aktuálneho mesiaca, kedy začnete používať dochádzkový systém. Nedávajte pre existujúcich zamestnancov reálny dátum nástupu do práce podľa pracovnej zmluvy, pretože program by vygeneroval prázdne mesiace do minulosti, čím by vznikli mesiace až roky absencie. V budúcnosti keď prijmete nového zamestnanca mu nastavíte samozrejme už reálny dátum nástupu.
  
  Pokiaľ bol zamestnanec prijatý na dobu určitú, do konca pracovného pomeru vypíšte konkrétny dátum ukončenia zamestnaneckého pomeru. Ak bol prijatý na dobu neurčitú, zaškrtnite "Neurčito".
  
   
• Skupina
  
  Pre správne počítanie dochádzky je potrebné každého zamestnanca priradiť do skupiny, v ktorej si nastavíte parametre počítania dochádzky. Z tejto skupiny sa následne priradí zamestnancovi pracovný plán a fondy.

• Typ pracovného pomeru
  
  Máte možnosť vybrať zamestnancovi typ pracovného pomeru - zamestnanec, dohodár, brigádnik, agentúrny pracovník, dohoda o vykonaní práce, dohoda o brigádnickej práci študenta, dohoda o pracovnej činnosti. Táto položka má informatívny charakter. Odzrkadľuje sa len pri exportoch do miezd.
  
   
• Zaradenie - nie je potrebné vyplniť, používa sa len v prípade potreby firmy, je voľne definovateľné. Ak chcete zamestnancovi vybrať zaradenie je potrebné ho najprv vytvoriť cez tlačidlo a možnosť "Pridať". Následne sa vám v rolovacom okne pri zaradení ponúkne možnosť vybrať zaradenie. Viac o zaradení sa dočítate v článku nižšie.

• Mimoevidenčný stav
  
  Využíva sa napríklad pri materskej alebo rodičovskej dovolenke. Ide o neaktívny stav zamestnanca. Pracovný pomer stále trvá, ale nezaznamenávajú sa údaje dochádzky. (Zamestnanci sa v dochdázke zobrazujú podfarbení ružovou farbou.)
  Ak chcete použiť mimoevidenčný stav, je potrebné ho najprv zakliknúť aby sa zaktívnili dátumové polia a vypísať trvanie mimoevidenčného stavu zamestnanca od - do, prípadne na neurčito a vypísať dôvod.
  
   
• Kontaktné údaje
  
  Ide o telefónne číslo (má čisto informatívny charakter) a e-mailová adresa zamestnanca (využíva sa pri žiadankách o neprítomnosť na pracovisku - automatické odosielanie upozornenia pri zmene stavu žiadaniek zasielaná na e-mail)
   
   
• Karta
  
  Sem sa vkladá číslo karty zamestnanca, s ktorou sa eviduje v dochádzkovom systéme. Kartu je možné vložiť cez tlačidlo  pomocou stolnej čítačky kariet alebo je možné kartu načítať priamo cez terminál.
  Obidva spôsoby sú popísané v samostatnom článku Priradenie kariet (čipov) zamestnancom.
  
  (Upozornenie: každá karta má svoje špecifické číslo, môže byť priradená len jednému zamestnancovi. Číslo uvádzané na karte nevpisujte - systém ho nevie prečítať. Kartu je možné vložiť len cez čítačku alebo priamo na terminály!).
  Pri riešení zápisu dochádzky prostredníctvom tabletu ostáva táto možnosť prázdna (pri dochádzkovom tablete sa nevyužívajú karty alebo čipy pre zápis do dochádzky).
  
  Pozn.: Existujú rôzne typy čítačiek (či už stolové USB, v termináloch, pre prístupový systém a iné) a každá funguje na inom princípe. Práve z takéhoto dôvodu je v niektorých prípadoch žiadúce použitie Režimu kompatibility a možnosti orezať kód karty na určitý počet znakov. Povoľuje sa v nastaveniach programu (karta Nastavenia - Program - časť Zamestnanci).
  
   
• Heslo
  
  Ide o heslo pre vstup do AMS Webu (webové rozhranie pre zamestnancov na zápis alebo prezeranie dochádzky).
  Pokiaľ zamestnanci využívajú aj AMS Web pre zápis do dochádzky, v tejto časti im viete zvoliť heslo pre vstup (minimálne 4 znaky). Prihlasovacie meno bude ich ID.
  Ak je povolené prihlásenie bez hesla, nechajte toto políčko prázdne.
  
   
• Fotka
  
  Ak si už zamestnanec zaznamenal pístup na terminál, terminál nasnímal jeho fotografiu, tak je možné túto fotografiu vyhľadať pomocou šípok.
  Ide o voliteľnú položku, táto fotografia sa zobrazuje ako informačná v karte zamestnanca.
  
   
• Poznámka
  
  Používa sa v prípade potreby firmy a slúži na zapísanie ďalších informácií súvisiacich so zamestnancom.
  
   
• QR kód
  
  každý zamestnanec má svoj špecifický QR kód, ktorý je automaticky vygenerovaný po vytvorení zamestnaneckej karty.
  Ak chcete využívať pre zápis do dochádzky na tablete QR kódy, nachádza sa tu ikona pod kódom, cez ktorú si viete QR kód uložiť a vytlačiť pre zamestnancov. Tí následne použijú QR kód pri zápise do dochádzky.
  
   
• Admin terminálu
  
  po označením môže byť zamestnanec adminom niektorého z terminálov (môže spravovať nastavenia terminálu).
  Admin terminálu slúži na ochranu proti neoprávneným vstupom do nastavení dochádzkového terminálu.
  
   
• Povolený prístup (prechod dverami)
  
  Táto možnosť sa využíva sa pri prístupovom systéme. Ak sa označí, zamestnanec bude mať povolený prechod dvermi (v stanovenom čase podľa priradenia a nastavenia časových zón v AMS), pri ktorých sa nachádza čítačka alebo terminál (STL.one), ku ktorému je zamestnanec priradený.

ÚPRAVA, VYMAZANIE A OBNOVA ZAMESTNANCA

Pokiaľ chcete upraviť, vymazať alebo obnoviť zamestnanca, spravíte tak dvojklikom na jeho meno alebo tlačidlom "Upraviť". 

Na videu nižšie môžete vidieť postup pre úpravu informácií o zamestnancovi, vymazanie, následné obnovenie zamestnanca a nastavenie dátumu konca pracovného pomeru - stane sa neaktívny:

ZAMESTNANCI - UPRAVENIE ZOBRAZENÝCH V ZOZNAME ZAMESTNANCOV

V prípade rozsiahlych zoznamov zamestnancov môže byť zdĺhavé nájsť konkrétneho zamestnanca ak zoznam obsahuje aj veľa neaktívnych a zmazaných zamestnancov.
Preto sme do systému doplnili checkboxy, pomocou ktorých je možné upraviť zobrazenie zamestnancov. Ak si želáte v zozname zobrazovať zmazaných a neaktívnych zamestnancov, zakliknite tieto možnosti nad tabuľkou.

Neaktívni zamestnanci sú takí, ktorým už netrvá pracovný pomer, zobrazujú sa v zozname červenou.
Zmazaní zamestnanci sú zamestnanci, ktorí boli vymazaní pomocou tlačidla "Zmazať" v karte zamestnanca. Sú označení ako anonym a preškrtnutí.

VLOŽENIE, ÚPRAVA A VYMAZANIE ZARADENIA

Zaradenie - voľne definovateľná položka, ktorú môžete využiť v prípade potreby. Slúži na zaradenie zamestnanca do skupiny (nie v zmysle pracovného času), ale podľa špecifických požiadaviek firmy.
Systém v súčasnosti dokáže filtrovať podľa zaradenia v niektorých filtroch.

Zaradenie sa vkladá len cez kartu zamestnanca, následne ho môžete zvoliť pri pridávaní nového zamestnanca. 
Na videu nižšie môžete vidieť postup pre vloženie, úpravu a vymazanie zaradenia:

Pozrite si aj návody:

Priradenie zamestnancov k administrátorovi

Priradenie zamestnancov k terminálom

Priradenie zamestnancov k stredisku

Export zamestnancov

Skupiny

AMS Web