Uzávierka

Táto sekcia obsahuje nasledovné body:

 

  1. Základné informácie o karte Uzávierka
  2. Stav dochádzky
  3. Uzatváranie (otváranie) dochádzky
  4. Výstupné zostavy

ZÁKLADNÉ INFORMÁCIE

 

Uzávierka sa nachádza v časti "Dochádzka" v karte "Uzávierka".
 

Pre výber zamestnanca, ktorého dochádzku chcete uzavrieť, môžete použiť filter v hornej časti okna. Filtrovať môžete podľa:
  1. mesiacov
  2. strediska
  3. skupiny
  4. zaradenia (v karte Zoznamy časť Zamestnanci môžte zamestnancovi zvoliť zaradenie. Systém ponúka možnosť "invertovať" - keď zakliknete túto variantu, označia sa všetci ostatní zamestnanci podľa zvoleného filtra okrem vybratého zaradenia.)
  5. stavu dochádzky - systém ponúka vybrať si z možnosti: všetko, len otvorené, len skontrolované, len schválené, len zamknuté, uzavreté - iné ako otvorené.

6. Pokiaľ chcete zrušiť filter, použite tlačidlo vpravo od filtra.

 
 
7. Jednotlivé riadky zamestnancov sú podfarbené rôznymi farbami. Takto systém napomáha k rýchlej predstave o
    celkovom stave dochádzky zamestnancov. Pod tabuľkou sa nachádza legenda farieb, ktorá vysvetľuje jednotlivé
    podfarbenia.

Neuzavreté dni - zobrazujú sa pri neukončenom dni (chýbajú prístupy), označované sú tmavo červenou farbou

Odporúčaná kontrola - zobrazujú sa pri dňoch označených na kontrolu (v nastaveniach skupiny máte možnosť určiť kritériá, pri ktorých chcete aby sa deň označil ako odporúčaný na kontrolu), tieto dni sú označované oranžovou farbou

Označený riadok - pri kliknutí na konkrétneho zamestnanca sa riadok označí a teda podfarbí svetlo modrou farbou

Prekročený limit - je zobrazovaný vtedy, keď je rozdiel medzi nastaveným pracovným fondom a odpracovaným časom vyšší alebo nižší, ako Vami zadaná hodnota. Riadok je podfarbený na fialovo.
Príklad: V prípade, že nastavíte limit rozdielu 10:00 hod a nastavený fond je 184:00 hod, riadok sa zobrazí fialovou v prípadoch, keď zamestnanec odpracuje menej ako 174:00 hod alebo viac ako 194:00 hod.

 

 

Poznámka:
Pomocou dvojitého kliknutia myšou na riadku zamestnanca sa dostanete priamo do mesačného prehľadu dochádzky a môžete skontrolovať, resp. doplniť údaje nekompletne alebo nesprávne vyplneným dňom.

 
Hromadný výber zamestnancov
 
Pri práci s uzatváraním dochádzky vždy môžete pracovať s viacerými zamestnancami súčasne. 
Dochádzkový systém umožňuje vybrať viacerých zamestnancov súčasne a to tak, že podržíte na klávesnici klávesu CTRL a súčasne klikáte na zamestnancov pomocou myši. 
Takto môžete hromadne uzavrieť/otvoriť/vytlačiť dochádzku viacerým zamestnancom naraz.
 

                                                                                                                                                  späť na menu

STAV DOCHÁDZKY

 

Program ponúka možnosť dochádzku otvoriť, skontrolovať, schváliť a uzamknúť.

 

 

Ak máme viacerých administrátorov, nastavuje sa im úroveň uzatvárania dochádzky pre im pridelených zamestnancov.
Príklad: Máme hlavného administrátora ktorý má plné práva a druhého administrátora, ktorý má právo len schvaľovať dochádzku. Akonáhle druhý administrátor schváli dochádzku a hlavný administrátor ju uzavrie, druhý administrátor už nemôže otvoriť dochádzku.

Úroveň uzatvárania vieme nastaviť v karte Zoznamy v časti Administrátori.

 


                                                                                                                                                    späť na menu

UZATVÁRANIE DOCHÁDZKY (a otváranie už uzavretej dochádzky)

 

Pomocou filtra nad tabuľkou zamestnancov môžte zvoliť pre aké stredisko alebo skupinu chcete robiť uzávierku. Vyberte riadok zamestnanca, ktorého dochádzku chcete uzavrieť. Podsvieti sa namodro. Ak chcete uzavrieť dochádzku viacerým zamestnancom, môžete tak urobiť ak podržíte klávesu CTRL a kliknete na konkrétne riadky zamestnancov. Vpravo hore z tabuľky "Stav dochádzky" vyberte možnosť podľa toho, do akého stavu chcete dni uzavrieť. Potvrďte tlačidlom "Nastaviť". Systém sa vás opýta či si želáte naozaj označeným zamestnancom zmeniť stav dochádzky - potvrďte "Áno". Systém vás upozorní že všetky predošlé mesiace budú zablokované voči úpravám. Ak by sa v budúcnosti stalo, že by ste potrebovali upraviť dochádzku v predchádzajúcich mesiacoch, je potrebné otvoriť dochádzku chronologicky od najnovšej po najstaršiu (príklad: Máte uzavretú dochádzku za apríl a potrebujete sa dostať do februárovej dochádzky, je potrebné odomknúť najprv apríl, potom marec a nakoniec február.)

Rovnakým spôsobom viete dochádzku aj otvoriť.

Uzatváranie dochádzky prípadné otváranie už uzavretej dochádzky si môžete pozrieť na videu nižšie:

 

 

 V niektorých prípadoch nie je možné zmeniť stav dochádzky.

hlasenie nie je mozne zmenit stav

Ide o prípady, keď nie sú splnené podmienky v nastavení pre uzatváranie dochádzky - v mesiaci je deň s absenciou, je prekročený mesačný fond alebo dochádzka obsahuje dni s odporúčanou kontrolou. Vtedy je potrebné skontrolovať nastavenie:

                                                                                                                                                   späť na menu

VÝSTUPNÉ ZOSTAVY

 

 

Okrem výstupných zostáv máme ešte možnosť:

  1. VYNULOVAŤ SALDO - pokiaľ má zamestnanec pri uzávierke kladné saldo máme možnosť ho každý mesiac manuálne vynulovať cez tlačidlo "vynulovať saldo" (ďalšie možnosti nulovania salda nájdete v nastavení skupiny.)
  2. nastaviť LIMIT ROZDIELU - ak je rozdiel (medzi nastaveným denným pracovným fondom a skutočne odpracovaným časom) viac ako nastavená hodnota (nadčas), alebo je záporná hodnota (absencia) viac ako nastavený limit, tak sa zvýrazní riadok fialovou farbou (viac informácií tu)
  3. EXPORT DO PaM - po kliknutí na túto možnosť môžete exportovať dochádzku priamo do miezd (viac informácií o Exporte do miezd nájdete v samostatnom návode.)

 

 

TLAČ DOCHÁDZKOVÝCH LISTOV

 

Dochádzkový systém umožňuje vytlačiť viac dochádzkových listov súčasne - hromadný výber. Pre tlač viacerých zamestnancov musíte najskôr označiť riadky týchto zamestnancov a to tak, že držíte klávesu "Ctrl" a súčasne klikáte na riadky zamestnancov, ktorých chcete vytlačiť. Označení zamestnanci sa podfarbia modrou farbou. Následne kliknete na šípku na tlačidle "tlač dochádzkových listov" a v rozbaľovacom menu si môžete vybrať možnosť "PDF" alebo "na tlačiarni" (pri vybratom type sa zobrazí čierna gulička). Následne je potrebné stlačiť tlačidlo "tlač dochádzkových listov". Pri výbere možnosti "na tlačiarni" sa vám zobrazí náhľad tlačeného dokumentu. Pri výbere "PDF" je potrebné vybrať súbor v PC, kde bude dokument uložený.
Príklad dochádzkového listu si môžete pozrieť nižšie:

 

 

Tlač dochádzkových listov bez nadčasov

Dochádzkový systém umožňuje tlač bez nadčasov. Ide o vytlačenie dochádzkového listu s dochádzkou podľa nastaveného pracovného fondu, nadčasové hodiny sa v tomto prípade vyčíslia ako neuznané.
Ak si želáte tlač dochádzkových listov bez nadčasu, kliknite na rozbaľovaciu šípku pri tlačidle "tlač dochádzkových listov" a zakliknite možnosť "limit nadčasov". Potom pokračujte postupom popísaným vyššie - tlač do pdf alebo na tlačiarni.


 

TLAČ STRAVNÝCH LÍSTKOV

 

Tlačidlo "Tlač stravných lístkov" slúži na vytlačenie zoznamu zamestnancov, pričom je pri každom zamestnancovi zobrazený počet stravných lístkov, na ktorý má za daný mesiac nárok. Rozkliknite rozbaľovaciu šípku pri tlačidle "tlač stravných lístkov" a zkliknite možnosť "na tlačiarni", "PDF" alebo "XLS" (pri zvolenom type sa objaví čierna gulička). Následne stlačte tlačidlo "tlač stravných lístkov". Pri možnosti "na tlačiarni" sa zobrazí priamo náhľad stravných lístkov pre zamestnanca. Pri možnosti "PDF" alebo "XLS" je potrebné vybrať súbor v PC, kde bude dokument uložený.
Príklad tlače stravných lístkov na tlačiarni a XLS si môžete pozrieť nižšie:

 


 

SUMÁRNY REPORT MZDOVÝCH NÁROKOV

 

Označíte si jedného alebo viacerých zamestnancov, kliknete na tlačidlo "sumárny report MN", systém vám ponúkne možnosť uložiť dokument vo forme XLS.
Príklad takéhoto dokumentu si môžete pozrieť nižšie:

 

 

Systém ponúka možnosť nastaviť sumár reportu MN - vybrať prerušenia, ktoré chcete aby sa v dokumente nachádzali. Pre podrobnejšie informácie si pozrite video nižšie:

 


 

SUMÁR PRERUŠENÍ

 

Kliknete na rozbaľovaciu šípku pri tlačidle "sumár prerušení" a vyberiete si možnosť "na tlačiarni", "PDF" alebo "XLS" (pri označenom type sa zobrazí gulička). Následne potvrdíte výber kliknutím na tlačidlo "sumár prerušení". Pri tomto type vám systém otvorí sumár prerušení pre všetkých zvolených zamestnancov podľa horného filtra.
Systém ponúka možnosť vybrať si prerušenia. Kliknutím na tlačidlo  vedľa "sumár prerušení" si môžete navoliť aké prerušenia chcete mať zobrazené v sumáre prerušení. Pridávajú alebo odoberajú sa kliknutím na prerušenie a šípkou vpravo alebo vľavo (v pravom stĺpci vidíte už priradené prerušenia). Následne potvrdíte tlačidlom "Uložiť".

 

 

Na obrázku nižšie si môžete pozrieť príklad tlače sumáru prerušení.

 


 

EVIDENCIA DOCHÁDZKY

 

 Dochádzkový systém umožňuje vytlačiť evidenciu dochádzky. Ide o súhrnný dokument odpracovaných hodín jednotlivých mesiacov a iných zaznamenaných údajov dochádzky. 
Najskôr je potrebné nastaviť prerušenia, na základe ktorých sa majú vypočítať neodpracované dni. Kliknite na  vedľa tlačidla "evidencia dochádzky". Zobrazí sa tabuľka pre nastavenie.
 
 
 
1. Ako prvé nastavte prerušenia, ktoré predstavujú neodpracované dni (S - sviatok a A - Absencia sú napevno nastavené). Presuňte jednotlivé typy prerušení zo stĺpca "Nepriradené" do stĺpca "Priradené" pomocou šípky na presunutie. Na základe tohto nastavenia sa vyčísli počet neodpracovaných dní. Môžete si zvoliť 6 prerušení, ktoré sa zobrazujú medzi Sviatkom a Absenciou.
 
2. V ďalších nastaveniach môžete nastaviť, či sa má pri neodpracovanom dni zobraziť písmeno "A", predstavujúce absenciu v práci.
 
3. Nastavenie zobrazovania prerušení pri odpracovanom čase.
Ak necháte možnosť "Len odpracované bez prerušení" zakliknuté, bude export vyzerať nasledovne:
          - pri jednotlivých dňoch sa zobrazí len odpracovaný čas bez skratiek a času, predstavujúcich prerušenia
          - v prípade celodenného prerušenia ostane bunka prázdna 
          - zobrazí sa len odpracovaný čas v dekadickom formáte
Ak necháte možnosť "Len odpracované bez prerušení" nezakliknutú, tak sa nad odpracovaným časom zobrazí aj skratka a čas, reprezentujúce prerušenie.

Nastavenie formátu času, v ktorom sa má tlačiť evidencia dochádzky.
Na výber máte z dvoch možností - klasický formát času hh:mm (napríklad 6 hodín a 30 minút = 6:30) alebo dekadický (napríklad 6 hodín a 30 minút = 6.5hod)

Poznámka: V prípade, že si v predchádzajúcom kroku zvolíte zobrazovať čas bez skratiek a času prerušení, tak možnosť výberu formátu času je zakázaná a aplikuje sa prednastavené zobrazenie v dekadickom formáte (napríklad 6 hodín a 30 minút = 6.5hod).
4. V prípade, že si želáte prepočítať počet neodpracovaných dní podľa fondu, je potrebné zakliknúť "použiť denný fond" a vypísať počet hodín, ktoré predstavujú jeden deň. V prípade, že ostane táto možnosť odkliknutá a v nastavení skupiny nie je použitý referenčný fond, tak sa pri neodpracovaných dňoch zobrazia nuly "00:00".

5. Nastavenie tlače ponúka možnosť zvoliť si zobrazenie počtu neodpracovaných dní v hodinách alebo v dňoch. Nastavenie sa prejaví vo všetkých typoch tlače evidencie dochádzky (na tlačiarni, pdf, xls). Do počtu neodpracovaných dní sa počítajú dni pre prerušenia "S" až "A", napevno nastavené v priradených prerušeniach.

6. Ak zakliknete túto možnosť, nebude sa v reporte zobrazovať prerušenie "Obed".

7. Vrámci XLS súboru po zakliknutí "rozdeliť odpracované a nadčasy" sa zobrazí nový stĺpec s nadčasovými hodinami. Ak potrebujete do exportu preniesť aj informáciu o preplatených nadčasoch, zakliknite možnosť "Exportovať". Pri použití tohto nastavenia sa zobrazí pri dňoch s preplateným nadčasom značka "NCAS" a suma preplatených hodín sa vypočíta v stĺpci "Prepl. nadčas", ktorý v tomto prípade nahradí stĺpec "Saldo".
 
Na obrázku nižšie si môžete pozrieť príklad tlačovej zostavy pre evidenciu dochádzky:
 

                                                                                                                                                      späť na menu

ŠPECIÁLNE ZOSTAVY

 

Všetky špeciálne zostavy sú generované v XLS formáte. Pokiaľ chceme použiť niektorú zo zostáv je potrebné kliknúť na tlačidlo špeciálne zostavy a vybrať si z:

 

Neprítomnosť zamestnancov po dňoch

 

Systém vygeneruje neprítomnosť všetkých zamestnancov vo zvolenom mesiaci do XLS súboru. Máte možnosť vidieť okrem mena zamestnanca a jeho ID čísla aj dátum kedy došlo k neprítomnosti, jej dôvod a počet hodín.

Príklad tlačovej zostavy:


 

Výkaz mzdových nárokov za zamestnanca

 

Pri tomto type výstupnej zostavy je potrebné vybrať jedného alebo viacerých zamestnancov pre ktorých chceme spraviť výkaz. Príklad výstupnej zostavy v XLS formáte nájdete na obrázku nižšie. Medzi zamestnancami sa pohybujeme v záložkách na spodku lišty (v našom prílade ID1, ID3, ID19).

 


 

Výkaz mzdových nárokov za stredisko

 

Pri tomto type výstupnej zostavy je potrebné vybrať jedného alebo viacerých zamestnancov pre ktorých chceme spraviť výkaz.
Príklad výstupnej zostavy v XLS formáte nájdete na obrázku nižšie. Medzi strediskami sa pohybujeme v záložkách na spodku lišty. Systém nám vygeneruje "výkaz mzdových nárokov za stredisko" a takisto aj "prehľad časových a mzdových zložiek".

 

 


 

Denný report dochádzky

 

Pri výbere tohto typu výstupu sa vám zobrazí tabuľka, kde si môžete vybrať konkrétnych zamestnancov a dni v mesiaci pre ktoré potrebujete výstup spraviť. V pravej časti tabuľky máte možnosť zvoliť si formát času aký chcete na výstupe mať, takisto či chcete aby sa zobrazili prerušenia alebo pomlčka pri neodpracovanom čase. Takisto je potrebné vybrať priečinok kde sa má XLS súbor uložiť. Nakoniec je potrebné stlačiť tlačidlo "Vytvoriť report".

 

 

Príklad výstupnej zostavy pre denný report dochádzky si môžete pozrieť na obrázku nižšie:

 


 

Ročný report odpracovaných hodín / Ročný report nadčasov

 

V obidvoch prípadoch je potrebné vybrať zamestnancov pre ktorých chcete spraviť ročný report. Môžete si vybrať rok, formát času a je potrebné vybrať výstupný priečinok, kde bude XLS súbor uložený a potvrdiť tlačidlom "Vytvoriť report".
Príklad výstupnej zostavy môžete vidieť na obrázku nižšie:

 


 

Mesačný report nadčasov

 

Je potrebné vybrať zamestnancov pre ktorých chcete spraviť report (môžete použiť filter skupiny). Môžete si vybrať mesiac, formát času a je potrebné vybrať výstupný priečinok, kde bude súbor uložený a potvrdiť tlačidlom "Vytvoriť report".
Príklad výstupnej zostavy v XLS formáte môžete vidieť na obrázku nižšie:

 


 

Mesačný report dochádzky

 

Je potrebné vybrať zamestnancov pre ktorých chcete spraviť report (môžete použiť filter skupiny alebo strediska). Je potrebné vybrať mesiac, formát času a výstupný priečinok, kde bude súbor uložený a potvrdiť tlačidlom "Vytvoriť report".
Príklad výstupnej zostavy v XLS formáte môžete vidieť na obrázku nižšie:

 


 

Export pre mzdy

 

Po zvolení tohto typu výstupu sa otvorí tabuľka, kde je potrebné vybrať zamestnancov (môžete použiť filter pre výber strediska alebo skupiny). Môžete vybrať skratky neprítomností, ktoré znižujú kvartálnu odmenu za dochádzku pomocou označenia názvu (stredná tabuľlka) a kliknutím na šípku doprava (ak chcete odobrať treba stlačiť šípku doľava). Máte možnosť vybrať zaradenia pre ktoré prislúcha nárok na príspevok na dopravu a kvartálnu odmenu za dochádzku. Je potrebné vybrať priečinok kde bude súbor uložený. Tabuľka export pre mzdy nám ponúka možnosť nastavenia len "uložiť" (zavrie okno bez zapísania prerušení) alebo "vytvoriť export" (vytvorí sa súbor - import pre mzdy a uložia sa nastavenia).

 


                                                                                                                                                   späť na menu