V súčasnej situácii veľa firiem potrebuje sledovať napríklad Pandemickú PN zamestnancov a prichádzajú otázky ako: "Ako zapíšem do dochádzky pandemickú PN?", "Ako túto PN prenesiem do mzdových programov?" a podobne. Pripravili sme si pre vás článok, kde sa na túto problematiku pozrieme bližšie.
Pozn.: Tento postup je možné aplikovať pre akékoľvek nové prerušenie, ktoré potrebujete sledovať v dochádzke, prípadne prenášať/neprenášať do PaM.
- Ako zapíšem takéto prerušenie do dochádzky?
- vytvorenie nového prerušenia (aby sa mohlo prerušenie v dochádzky použiť, je potrebné ho vytvoriť)
- zápis do dochádzky (správnosť zápisu pre prerušenie)
- úprava dochádzky (ak je potrebné najskôr dochádzku upraviť pred samotným použitím nového prerušenia)
- Ako nové prerušenie a jeho údaje prenesiem do personálnych a mzdových programov?
Keďže sa jedná o nové prerušenie, je potrebné najprv takéto prerušenie v AMS vytvoriť.
V časti Zoznamy - Prerušenia kliknite na tlačidlo "Pridať prerušenie". Otvorí sa okno, kde vypíšete názov (napríklad) Pandemická PN, označíte atribúty, na základe ktorých sa bude PN počítať zamestnancom, označíte každý terminál, na ktorom sa má prerušenie zobrazovať pre zápis a kliknete na Uložiť. Následne sa nové prerušenie zobrazí v zozname prerušení.
Pozn.: Ak sa má pandemická PN správať rovnako ako normálna PN, jednoducho označíte rovnaké atribúty ako má normálna PN a dáte uložiť.
Takto vytvorené prerušenie je následne možné zapísať do dochádzky.
Buď si ho zamestnanci zapíšu na termináli, ak vedia, že na ďalší deň už budú na PN (po ukončení dňa "práca-odchod" zadajú ďalší prístup "pandemická PN-odchod").
Pozn.: Aby sa nové prerušenie zobrazovalo na určenom termináli, je potrebné aby tento terminál bol označený v detaile prerušenia, alebo v časti Zoznamy - Terminály - záložka Priradené prerušenia, sa toto prerušenie nachádzalo v pravom stĺpci - priradené.
Alebo ak sa už zamestnanec na pandemickej PN nachádza, môže toto prerušenie administrátor zapísať cez mesačný prehľad dňa alebo detail dňa.
Pozn.: Zapísať dochádzku zamestnancom môže len administrátor, ktorí má konkrétneho zamestnanca priradeného (karta Zoznamy - Administrátori - Priradení zamestnanci).
1. Cez mesačný prehľad dochádzky
(ak má byť prerušenie zadané na kratšiu dobu a viete už deň ukončenia trvania prerušenia)
V karte Dochádzka v mesačnom prehľade administrátor označí dni ktoré majú prislúchať pandemickej PN (podrží klávesu CTRL a kliká myšou na konkrétne dni v dochádzke), klikne pravým tlačidlom myši na niektorý z označených dní a vyberie možnosť "Nastaviť celodenné prerušenie".
Vyberie z ponuky nové prerušenie pandemická PN a klikne na Potvrdiť. Na všetky označené dni sa priradí pandemická PN v trvaní podľa nastavení prerušenia, v našom príklade 8 hodín.
Trvanie prerušenia nastavujete v detaile konkrétneho prerušenia v položke "celodenné prerušenie trvá". Na výber je počítanie podľa pracovného fondu, pracovnej doby alebo denného fondu. Každá z možností je popísaná v samostatnom článku Dĺžka celodenného prerušenia.
2. Cez detail dňa
(ak neviete, kedy bude koniec trvania prerušenia a potrebujete, aby prerušenie automaticky pokračovalo do ďalších dní, až pokým si zamestnanec nezadá na termináli "práca-príchod")
Povedzme, že chceme aby sa pandemická PN počítala od 4.12. Deň predtým, čiže 3.12. zamestnanec pracoval a ukončil prácu (zapísal si práca-odchod) o 14:25. Otvoríme si dvojklikom tento deň (posledný, v ktorom bola ukončená práca) a klikneme na tlačidlo "Pridať prerušenie" v ľavom stĺpci Prístupy z terminálov. Otvorí sa okno, kde vyberieme prerušenie Pandemická PN, označíme typ - odchod a vyberieme čas 14:26 (musí byť tesne po čase, kedy bol označený odchod z práce). Klikneme na Uložiť.
Do detailu dňa sa zapíše nový prístup, ktorý spôsobí, že od nasledujúceho dňa (vrátane) búdu mať ďalšie dni zapísané prerušenie pandemická PN (musí byť označená možnosť v nastavení prerušenia "pokračovať v nasledujúcich dňoch").
Toto prerušenie bude pokračovať až do dňa, kedy si zamestnanec na termináli nezapíše práca príchod alebo administrátor neoznačí ukončenie trvania prerušenia (pravý klik myšou v mesačnom prehľade na deň, kedy má byť prerušenie ukončené a vybratie možnosti "ukončiť trvanie prerušenia").
Ak sa stalo, že na dni kedy mala byť zapísaná pandemická PN, si zamestnanec zapísal normálnu PN prípadne iné prerušenie, ktoré tam nemalo byť, je potrebné najskôr opraviť tieto zápisy, aby mohlo byť nové prerušenie korektne zapísané.
Viete tak urobiť v karte Dochádzka v mesačnom prehľade zamestnanca. Dvojklikom na deň, v ktorom je nesprávne prerušenie, si ho otvoríte - dostanete sa do detailu dňa, kde v ľavom stĺpci "prístupy z terminálov" sa nachádza prerušenie, ktoré potrebujete zmeniť. Dvojklikom na prerušenie sa zobrazí jeho náhľad, kde zmeníte názov prerušenia (poprípade čas) a kliknete na Uložiť.
Pozn.: Alebo sa dá prerušenie rovnakým spôsobom vymazať (namiesto zmeny prerušenia kliknete na tlačidlo Zmazať) a následne zapísať nové prerušenie pomocou tlačidla Pridať prístup.
Následne sa nám v detaile dňa zmení prerušenie PN na pandemická PN a v mesačnom prehľade dochádzky môžete vidieť, že pandemická PN pokračuje do ďalších dní (ak je táto možnosť označená v detaile prerušenia), až dokým si zamestnanec nezapíše príchod do práce na termináli, alebo mu túto PN neukončí administrátor (pravý klik myšou na deň ukončenia a vybratie možnosti "ukončiť trvanie prerušenia".)
Prenos do PaM
Aby sa nové prerušenie prenášalo aj do personálnych a mzdových programov, je potrebné priradiť tomuto prerušeniu kód v nastaveniach konkrétneho exportného mostíka do PaM.
V časti Nastavenia - Exporty do PaM, dvojklikom si otvoríte exportný mostík ktorý využívate a v nastaveniach si nájdete novovytvorené prerušenie. Priradíte mu kód, pod ktorým bude vystupovať (tento kód je najlepšie vybrať po rozhovore s osobou, ktorá vám spracúvava mzdy). Uistite sa, že máte vybratý priečinok pre uloženie súboru a že exportný mostík je aktívny (označený checkbox) a kliknite na Uložiť. Následne pri exporte cez uzávierku (Dochádzka - Uzávierka - Export do PaM) sa do exportu prenesú údaje aj novovytvoreného prerušenia pandemická PN.
Ak by ste kód prerušeniu nepriradili, neprenášalo by sa nové prerušenie do exportu! Takto si viete určiť, či chcete alebo nechcete aby sa prerušenie zobrazovalo v exporte do PaM.
Táto možnosť sa dá využiť napríklad ak potrebujete sledovať nadčasy zamestnancom, ale nechcete aby sa prenášali do PaM.
- Vytvoríte si nové prerušenie Nadčasy. Priradíte mu atribúty, na základe, ktorých sa má toto prerušenie započítať do dochádzky (pravdepodobne rovnako ako je nastavená práca).
- Keď bude mať zamestnanec v konkrétny deň nadčas, ktorý mu nechcete uznať ako prácu, ale ako nadčas, ktorý sa nemá prenášať do exportu do PaM, otvorite si dvojklikom takýto deň. V detaile dňa v strednom stĺpci "vypočítané prerušenia" sa nachádza červenou farbou zvýraznený neuznaný úsek. Ak tento úsek chcete uznať ako nadčas, dvojklikom si ho otvoríte a pomocou šípky vyberiete novovytvorené prerušenie "Nadčas". Následne kliknete na Uložiť.
Neuznaný časový úsek sa v detaile dňa zmení na Nadčas. V mesačnom prehľade sa všetky hodiny Nadčasu (nie saldo ale prerušenie Nadčas) budú zaznamenávať aj do tabuľky sumáru prerušení.
- Pokiaľ nechcete aby sa tieto nadčasové hodiny prenášali do exportu do PaM, jednoducho necháte toto prerušenie bez kódu (v exporte do PaM). V dochádzke sa evidovať bude ale do exportu sa nebude prenášať.
Je dôležité, aby ste si uvedomili že vo vyššie popisovanom príklade nadčasu ide o špecifické počítanie. Pre klasické počítanie nadčasu slúži saldo a s ním spojená správa nadčasu. Ak sa ale stane, že potrebujete určitý neuznaný časový úsek zamestnancovi započítať ako nadčas, je možné urobiť to aj takto. Ak potrebujete všetok nadčas zamestnancom preniesť do PaM, stačí ak pridelíte nadčasovým hodinám a prerušeniu Nadčas rovnaký kód v nastaveniach PaM.