Pre jednoduchšie vysvetlenie referenčného fondu je potrebné poznať čo predstavuje rovnomerne a nerovnomerne rozvrhnutý pracovný čas.
Rovnomerne rozvrhnutý pracovný čas
Základnými pravidlami pre rovnomerné rozvrhnutie pracovného času sú:
- pracovný čas (určený) v jednotlivých dňoch nepresiahne 9 hodín,
- rozdiel dĺžky pracovného času pripadajúci na jednotlivé týždne nepresiahne 3 hodiny a
- týždenný pracovný čas sa zásadne rozvrhuje na päť pracovných dní v týždni a dva dni pracovného pokoja
Príklad: týždenný pracovný fond je stanovený na 40 hodín. Pracuje sa 5 dní v týždni po 8 hodín, čím sa za týždeň naplní fond 40 hodín. Týmto zamestnanec splní určený týždenný pracovný čas, na základe jeho pracovnej zmluvy.
Nerovnomerne rozvrhnutý pracovný čas
O nerovnomerné rozvrhnutie pracovného času ide vtedy, ak dĺžka pracovného času v jednotlivých týždňoch je rôzna. Nerovnomerne možno rozvrhnúť pracovný čas maximálne na obdobie 4 mesiacov. Ak však ide o také činnosti, u ktorých sa vyžaduje rozdielna potreba práce, možno pracovný čas rozvrhnúť na dlhšiu dobu, maximálne však na obdobie 12 mesiacov. Pri tomto rozvrhnutí pracovného času sa nevychádza z tzv. pracovných dní podľa kalendára (napríklad na 21 dní v mesiaci), ale rozvrhuje ho na "referenčné obdobie", ktoré môže byť štvormesačné alebo dvanásťmesačné. Musia byť dodržané tieto zásady:
- priemerný týždenný pracovný čas neprekročí v referenčnom období ustanovený týždenný pracovný čas
- pracovný čas zamestnanca v priebehu 24 hodín nepresiahne 12 hodín
- zamestnanec musí mať medzi koncom jednej zmeny a začiatkom druhej zmeny minimálny odpočinok v trvaní 12 po sebe nasledujúcich hodín v priebehu 24 hodín (mladiství aspoň 14 hodín v priebehu 24 hodín)
- zamestnanec musí mať raz za týždeň 2 po sebe nasledujúce dni nepretržitého odpočinku, ktoré musia pripadať na sobotu a nedeľu alebo na nedeľu a pondelok
Zamestnanec má odpracovať toľko hodín, koľko má ustanovených v rozsahu týždenného pracovného času (ak má ustanovený týždenný pracovný čas 38 a ¾ hodiny, musí odpracovať v referenčnom období v priemere 38 a ¾ hodiny týždenne).
Príklad: Pracovný čas bol zamestnancovi nerovnomerne rozvrhnutý na obdobie štyroch mesiacov - marec až jún 2020, ustanovený týždenný pracovný čas má 37,5 hodiny.
- marec - 22 pracovných dní x 7,5 hod = 165 hodín
- apríl - 22 pracovných dní (vrátane sviatku) x 7,5 hod = 165 hodín
- máj - 21 pracovných dní (vrátane sviatku) x 7,5 hod = 157,50 hodín
- jún - 22 pracovných dní x 7,5 hod = 165 hodín
Za toto obdobie štyroch mesiacov má zamestnanec odpracovať celkom 652,50 hodín. V takomto rozvrhnutí a odpracovaní 652,50 hodín bude dodržaný priemerný týždenný pracovný čas 37,5 hodín.
Referenčný fond sa používa v prípade nerovnomerne rozvrhnutých pracovných zmien.
Referenčný fond pomáha k lepšej predstave, aký je reálne naplánovaný mesačný fond oproti zmluvnému (referenčnému).
V niektorých prípadoch sa môže počet hodín naplánovaných zmien líšiť od referenčného fondu, rozdiel je vyčíslený ako plánované zostatkové saldo.
Vytvorené saldo je možné preniesť do ďalšieho mesiaca, preplatiť ho prenosom do PaM, alebo stronovať. Prerozdeľovanie salda sa uskutočňuje v mesačnom prehľade dochádzky prostredníctvom Správy nadčasu.
V časti Zoznamy - Skupiny si dvojklikom otvoríte existujúcu skupinu (alebo ak vytvárate novú, tak prostredníctvom tlačidla Pridať skupinu) a viete priamo v nej nastaviť referenčný fond. Kliknete na použiť pri referenčnom fonde a vypíšete hodnotu. V našom príklade sme použili referenčný fond 7,5 hodiny. Kliknete na Uložiť.
Uveďme si príklady:
Týždenný pracovný fond je stanovený na 37:30 hodín. Pracuje sa v týždni nepretržito v cykle DENNÁ, NOČNÁ, VOĽNO, VOĽNO. Jednotlivé zmeny sú naplánované takto: PO 11:30 hod, UT 11:30 hod, ST VOĽNO, ŠT VOĽNO. Opakuje sa cyklus 11:30, 11:30, voľno, voľno, 11:30, 11:30, voľno, voľno, ...
Zakliknite možnosť použiť referenčný fond a vypíšte koľko hodín sa pre fond použije. V našom príklade 7h 30min, čo predstavuje za 5 pracovných dní 37h 30mim, zároveň nastavíme 2 zmeny s dĺžkou 11h 30min.
V module Plánovanie naplánujeme zamestnancom cyklus zmena 1, zmena 2, voľno, voľno, zmena 1, zmena 2, voľno, voľno, .... Rozdiel medzi naplánovaným mesačným fondom oproti zmluvnému (referenčnému) sa zapíše ako plánované saldo.
V ideálnom prípade by sa mal počet naplánovaných hodín rovnať počtu referenčných hodín.
Alebo iný príklad: zamestnanci pracujú 11 hodinové zmeny dlhý a krátky týždeň - jeden týždeň pracujú PO, UT, PI, SO, NE a voľno majú v ST, ŠT, a druhý týždeň naopak - pracujú len ST, ŠT a PO, UT, PI, SO, NE majú voľno. Po označení referenčného fondu (v našom príklade sme použili 8 hodinový) môžete vidieť v mesačnom prehľade hodnoty reálne naplánovaného mesačného fondu a nastaveného zmluvného.
Pri nerovnomerne rozvrhnutom pracovnom čase máte možnosť v nastavení skupiny označiť položku "použiť pre výpočet celodenných prerušení". Táto možnosť sa využíva napríklad ak zamestnanec pracuje na rôzne zmeny s rôznym denným fondom a potrebujete mu zadať celodennú dovolenku (alebo iné prerušenie).
Po označení tejto možnosti sa zapíše do dochádzky dovolenka v trvaní nastaveného referenčného fondu (nie denného fondu).